Bagi yang pernah bekerja di divisi HR di suatu perusahaan besar dengan ratusan karyawan, pasti sudah pernah merasakan pusingnya merekap gaji seluruh karyawan bukan? Ribuan baris Excel yang harus kita hadapi tiap hari memang sangat rentan akan salah input data, yang membuat penghitungan gaji jadi berisiko. Padahal, risiko tersebut bisa diminimalisir jika Anda menggunakan aplikasi Payroll.
Aplikasi ini sendiri merupakan perangkat lunak atau platform digital yang dirancang khusus untuk mengotomasi sistem penggajian, sehingga berbagai risiko dan kekeliruan bisa dihindari. Bukan hanya itu, aplikasi ini juga akan menghemat waktu Anda secara signifikan. Pada kesempatan kali ini, kami akan membahas mengapa perusahaan Anda harus segera beralih ke aplikasi Payroll.
Mengapa Menghitung Gaji di Indonesia Itu Rumit?
Sebelum membahas software Payroll lebih jauh, kita harus paham dulu mengapa teknologi semacam ini menjadi sangat signifikan. Struktur upah di Indonesia sendiri cukup rumit dan kompleks, di mana berbagai komponennya memiliki dasar hukum, variabel perhitungan, dan implikasi pajaknya sendiri.
Namun, regulasi ini memang merupakan upaya untuk menyeimbangkan perlindungan pekerja dan keberlangsungan usaha. Biar lebih jelas, berikut kami telah merangkum faktor apa saja yang membuat struktur upah di Indonesia cukup kompleks:
1. Komponen Upah Berlapis
Seringkali komponen upah dibuat berlapis yang terdiri dari gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Pembedaan ini sebenarnya penting karena penghitungan untuk THR dan lemburan hanya boleh mengambil komponen gaji pokok dan tunjangan tetap. Jika perusahaan juga mencampuradukkan tunjangan tidak tetap, maka risiko salah hitungnya bisa fatal.
Di sisi lain, staf payroll dan akunting juga memiliki batas kognitifnya sendiri, sehingga tak mungkin jika mereka menghitung semuanya cara manual atau dengan aplikasi seadanya. Jika ada 100 karyawan saja, maka variabel yang masuk perhitungan akan jauh lebih banyak, dan probabilitas human errornya juga makin besar.
2. Penghitungan Lembur yang Agak Rumit
Berdasarkan UU Ciptaker terbaru, upah lembur tidak lagi dihitung secara flat. Dasar perhitungannya kini menggunakan tarif progresif. Kira-kira berikut rincian kasarnya:
- Lembur di hari kerja biasa: Jam pertama dibayar 1,5 kali upah sejam, sedangkan jam kedua dan seterusnya dibayar 2 kali upah sejam.
- Lembur di hari libur resmi: Jam ke-1 sampai ke-8 dibayar 2 kali upah sejam. Sementara itu jam ke-9 dibayar 3 kali, dan jam-jam seterusnya dibayar 4 kali.
Jadi, bayangkan saja jika ada teknisi lapangan yang lembur 3 jam di hari senin, 9 jam di hari sabtu (libur), dan 1 jam di hari Minggu. Tentu menghitungnya sangat rumit bukan? Jika sampai ada kekeliruan, maka risikonya bisa memicu tuntutan hukum atau bahkan denda dari dinas ketenagakerjaan.
Baca Juga: PaYou HR: Solusi Absensi Digital dan Payroll Efisien untuk Bisnis Modern
3. Potongan BPJS
BPJS kesehatan memiliki tarif standar 5% dari gaji, dengan perusahaan menanggung 4% dan 1% oleh karyawan. Belum lagi iuran BPJS ketenagakerjaan yang bersifat multi-tarif, yang terdiri dari: Jaminan hari tua, jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, dan jaminan pensiun.
4. PPH 21
Seorang staf admin harus bisa mengklasifikan karyawan ke dalam kategori A, B, atau C berdasarkan status PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak). Namun, setiap kategori punya tarif yang berbeda. Misal kategori A yang bergaji 5,4 juta kena tarif 0,25%, tapi jika gajinya naik sedikit jadi 5,7 juta karena lembur, maka tarifnya naik jadi 0,5%.
Manfaat Aplikasi Payroll
Setelah mengetahui betapa rumitnya struktur penggajian, kita baru akan mulai menyadari bahwa betapa pentingnya aplikasi payroll pada perusahaan. Nah, kali ini kami sudah merangkum manfaatnya berikut ini:
1. Memusatkan Seluruh Data Karyawan
Seluruh data karyawan akan tersimpan secara terpusat dalam satu infrastruktur software yang terintegrasi. Jadi, data tersebut bisa tersedia kapanpun setiap ada keperluan. Anda tidak perlu lagi memilah-milih map berkas yang berantakan untuk mencari data karyawan. Dengan adanya software ini, Anda bisa bebas mengisi, mengubah, dan mengupdate data apapun.
2. Pemberian Upah Tepat Waktu
Tak jarang staf HRD telat mentransfer gaji karyawan bukan karena perusahaan kurang kas, tapi lebih karena proses penghitungan gaji yang belum selesai. Beruntungnya, pekerjaan tersebut bisa selesai lebih cepat dengan software payroll. Staf HRD hanya perlu input data saja, lalu sistem yang akan menghitung gajinya secara otomatis dan lebih akurat.
3. Hemat Biaya dan Waktu
Seperti yang sudah dijelaskan, kerumitan penggajian seperti potongan BPJS atau pajak sangatlah memakan waktu dan tenaga. Namun dengan aplikasi yang terintegrasi, proses penghitungan dan pengelolaan upah akan jauh lebih efisien. Bukan hanya itu, hampir seluruh sistem payroll dilengkapi slip elektronik, sehingga akan menghemat biaya untuk mencetak slip gaji setiap bulan.
4. Data Dijamin Aman
Upah pekerja adalah informasi yang sangat penting untuk dijaga kerahasiaannya. Sayangnya, informasi ini bisa saja rentan manipulasi atau bahkan diretas oleh pihak yang tak bertanggung jawab. Namun dengan bantuan aplikasi, seluruh data karyawan akan disimpan dalam cloud atau server dengan sistem enkripsi yang canggih dan ketat. Jadi, akses informasi tersebut hanya bisa diberikan pada pihak yang berkepentingan saja.
5. Meningkatkan Kinerja Staf HRD
Sudah sewajarnya penggunaan teknologi dalam bisnis, perangkat lunak payroll yang canggih akan membebaskan tim HRD dari tugas-tugas administratif dan repetitif. Dengan begitu, staf HRD bisa lebih fokus untuk mengembangkan performa karyawan dan memberikan insentif lain untuk menggenjot produktivitas perusahaan.
Tanda-Tanda Perusahaan Sudah Harus Beralih ke Sistem Payroll
Idealnya, perusahaan sudah harus mengimplementasikan sistem payroll sedini mungkin selagi punya modal dan kesempatan. Namun, ada kalanya pemilik usaha baru menyadari setelah beberapa tahun. Setidaknya, ada beberapa tanda-tanda yang bisa jadi indikasi bahwa perusahaan Anda butuh teknologi payroll yang lebih canggih:
1. Sering Revisi Slip Gaji
Bagaimanapun, gaji adalah hak normatif karyawan yang paling sensitif. Jika setiap tanggal 25/26 ruangan HRD selalu penuh dengan karyawan yang protes soal nominal gaji, maka bisnis Anda sedang ada masalah. Ketidakpastian finansial akibat kesalahan gaji ini dapat menurunkan produktivitas perusahaan secara signifikan.
2. Adanya Disintegrasi Data
Tidak jarang data karyawan tersebar di berbagai tempat. Misal data kehadiran tersimpan di mesin fingerprint yang harus diunduh lewat USB. Data lembur tertumpuk pada formulir kertas di meja manajer. Data cuti ada di grup WhatsApp, Data gaji ada di laptop admin HRD. Waktu yang habis untuk mengorganisasi dan memverifikasi data tersebut bisa memakan 5-7 hari per bulannya.
3. Risiko Kebocoran Data
Pada bisnis yang baru berdiri, file gaji seringkali tersimpan di folder umum, lalu dikirim kesana-kemari lewat Email tanpa enkripsi yang berlapis. Jika file tersebut tidak sengaja terkirim ke mailing list seluruh kantor, maka seluruh gaji karyawan mulai dari direktur hingga OB bisa terekspos. Kebocoran data gaji ini bisa membawa konsekuensi pidana dan denda yang berat.
Baca Juga: Aplikasi Payroll Indonesia menghadirkan kemudahan proses gaji
Penggajian Karyawan Jadi Lebih Mudah dengan PaYou HR!
Anda bingung mencari aplikasi Payroll yang canggih, tapi tetap terjangkau dan paraktis? Jangan khawatir, serahkan semuanya pada aplikasi PaYou HR! Aplikasi ini memiliki mesin hitung otomatis yang sangat cepat dan akurat, sehingga dapat meminimalisir risiko denda akibat salah hitung.
Kelebihan utama aplikasi ini adalah fitur absensi pintar berbasis lokasi. Dengan begitu, kehadiran karyawan saat check-in di lokasi akan tercatat secara akurat dan real-time. Di sisi lain pengajuan cuti dan lembur juga tercatat dalam sistem yang terintegrasi, sehingga transparansi akan meningkat.
Jadi, tunggu apa lagi? Ayo segera beralih ke sistem payroll yang canggih dan terdigitalisasi dengan PaYou HR!. Anda bisa langsung mengunduhnya di Google Play Store sekarang juga!
Kesimpulan
Kompleksnya sistem dan struktur upah di Indonesia semestinya tak menyurutkan asa para pengusaha untuk menggaji karyawannya dengan layak dan akurat. Saat ini, sudah banyak aplikasi payroll yang bisa membantu mengefisiensikan pekerjaan ini. Kami harap ulasan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.