Permasalahan umum divisi HRD atau pemilik bisnis pemula adalah merekap dan menghitung seluruh gaji karyawan setiap akhir bulan. Selalu ada bayang-bayang risiko salah hitung dan waktu yang terbuang untuk rekap absen manual. Padahal di era digital ini, proses manual sudah tidak relevan. Sekarang eranya transformasi digital, yakni dengan beralih ke software payroll canggih!
Jika Anda bingung mencari software yang bukan hanya canggih, tapi juga ramah kantong. Maka jangan khawatir, karena kami punya solusinya, yaitu aplikasi PaYou HR! Kali ini, kami akan mengulas bagaimana fungsi payroll pada PaYou HR dapat meningkatkan efisiensi perusahaan Anda. Namun sebelum itu, kita harus paham terlebih dahulu mengapa bisnis memerlukan software payroll.
Kenapa Perusahaan Butuh Software Payroll?
Setiap hari, persaingan bisnis akan semakin ketat, karena hampir semua orang kini punya kesempatan yang sama untuk bisa go-digital. Jadi, perusahaan yang masih berkutat dengan tugas administratif yang repetitif tanpa bantuan ekosistem digital bukan tak mungkin mereka akan dilibas oleh kompetitor.
Selain itu, kebutuhan akan aplikasi payroll juga dipengaruhi oleh regulasi yang dinamis. Pemerintah secara aktif memperbarui kebijakan ketenagakerjaan dan perpajakan untuk menyesuaikan kondisi ekonomi. Bagi yang orang HR atau pajak, pasti sudah paham dengan PMK nomor 168 tahun 2023 yang memperkenalkan skema tarif TER untuk pemotongan PPh 21. Namun, itu hanya salah satu dari sekian banyak contoh.
Tanda-tanda Bisnis Anda Harus Segera Beralih ke Aplikasi Payroll
Banyak pemilik usaha yang ragu-ragu untuk segera bermigrasi dari ekosistem manual ke digital karena beberapa faktor, khususnya adalah biaya. Padahal, biaya tersembunyi dari sistem manual cukup besar, hingga dapat menggerogoti keuntungan Anda secara signifikan. Nah, jika Anda mengalami masalah-masalah berikut, maka tandanya Anda sudah harus beralih ke sistem payroll yang canggih:
1. Sering Terjadi Human Error
Variabel perhitungan gaji sangat kompleks karena bisa meliputi gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan makan/transportasi yang bergantung kehadiran, lembur, bonus, dll. Statistik industri global menunjukkan bahwa terdapat kesalahan penggajian rata-rata sebesar 1,2% per periode pembayaran.
Meski terlihat sepele, tapi dampaknya cukup besar. Semisal Anda punya 100 karyawan dengan rerata gaji Rp4 juta per bulan. Jika kita mengakumulasikan gaji tersebut dengan kesalahan 1,2% tadi, maka total kerugian tahunan bisa mencapai Rp57 juta.
Itu adalah contoh kelebihan bayar. Lantas, bagaimana dengan kekurangan bayar? Ternyata, akibatnya bisa jadi lebih destruktif bagi bisnis. Karyawan bisa kehilangan kepercayaan dan motivasi atas kerja keras mereka, yang akan menyebabkan penurunan performa bisnis dalam jangka panjang.
2. Banyak Waktu Habis untuk Rekap Data
Waktu adalah aset penting bisnis yang tak bisa diperbaharui. Dalam sistem manual, distribusi gaji bisa memakan waktu 3-5 hari kerja penuh bagi staf HRD. Padahal, waktu tersebut bisa dialokasikan untuk pelatihan karyawan atau pembangunan budaya perusahaan.
Proses ini meliputi serangkaian langkah yang tidak efisien seperti:
- Pengumpulan data fisik lewat kartu absensi dan data mentah dari mesin sidik jari.
- Mencocokkan data absen dengan formulir cuti/sakit berbasi kertas.
- Menginput ribuan data selama berjam-jam ke dalam file Excel, yang mana juga rentan kekeliruan.
- Perhitungan lembur, pajak, dan BPJS menggunakan rumus Excel yang sering kali harus diperbarui secara manual setiap ada perubahan regulasi.
- Mencetak dan memasukkan slip gaji ke dalam amplop satu per satu.
3. Banyak Data yang Hilang atau Bocor
Sistem manual masih sangat mengandalkan dokumen fisik yang rentan hilang secara permanen entah karena bencana, atau kerusakan pada hardware. Di sisi lain, data yang ada juga lebih rentan hilang, karena file Excel tidak memiliki enkripsi yang memadai. Hal ini menimbulkan resiko besar akan pencurian data identitas atau informasi gaji antar karyawan.
Baca Juga: Software Payroll Terbaik: Peningkatan SDM, dan Disiplin Karyawan
Tips Memilih Software untuk UMKM
UMKM sebenarnya juga membutuhkan aplikasi payroll digital, dan bahkan sangat disarankan. Tantangan terbesar UMKM adalah mencari software yang hemat biaya. Oleh karena itu, berikut kami akan memberikan tips untuk memilih software payroll untuk UMKM:
- Cari yang User Friendly: Aplikasi harus ramah pengguna dengan desain antarmuka yang rapi, intuitif, dan orang awam mudah memahaminya. Selain itu, pastikan aplikasi ini juga tersedia untuk perangkat mobile.
- Perhatikan Fitur Integrasi: Pilih software yang mengintegrasikan modul absensi, database karyawan, dan penggajian dalam satu platform. Integrasi ini memastikan bahwa setiap tindakan karyawan akan terkonversi jadi komponen gaji secara otomatis.
- Sesuaikan dengan Anggaran: Hindari software dengan biaya lisensi awal yang besar. Pilihlah model langganan bulanan yang fleksibel. Biasanya, aplikasi payroll untuk UMKM bisa anda dapatkan dengan biaya Rp10-20 ribu per karyawan per bulan.
PaYou HR, Software Payroll Unggulan untuk Penggajian Digital
Jika perusahaan Anda sudah mengalami gejala-gejala yang sudah disebutkan sebelumnya, maka sekarang adalah waktunya untuk segera beralih ke software digital. Beruntungnya, PaYou HR hadir sebagai solusi spesifik untuk menjawab tantangan ini. Berikut adalah beberapa manfaat yang akan Anda dapat dari PaYou HR:
1. Perhitungan Gaji Otomatis dan Akurat
Sistem kalkulasi PaYou HR sangatlah fleksibel dan dapat menghilangkan ketergantungan pada spreadsheet manual yang rentan rusak. Sistem akan secara otomatis menghitung take home pay berdasarkan parameter yang telah Anda tentukan. Misal Anda menentukan THP dengan menjumlahkan gaji pokok dan seluruh jenis tunjangan, maka Anda tinggal melakukan setup dan sistem akan menghitungnya dengan cepat.
2. Terintegrasi dengan Absensi Berbasis Lokasi
PaYou menjawab tantangan pekerjaan yang bersifat mobile dan hybrid dengan memberikan fitur bagi karyawan untuk melakukan check-in/out langsung dari HP mereka. Fitur ini juga mengandalkan GPS yang canggih, sehingga karyawan hanya bisa absen jika berada dalam lokasi yang ditentukan. Ini tentunya sangat efektif untuk mencegah kecurangan.
Selain itu, data absensi juga tersedia secara real-time dan dapat langsung mengalir ke sistem payroll. Izin sakit, pulang awal, hingga alpa bisa direkap secara otomatis sebagai faktor pemotongan gaji (jika kebijakan perusahaan menetapkan demikian). Begitupun dengan cuti, yang kuotanya akan terupdate secara otomatis.
3. Manajemen Pajak dan BPJS
Dalam hal pengelolaan PPh 21, PaYou HR menawarkan kepraktisan tinggi. Jika perusahaan Anda harus menyesuaikan pajak karyawan, maka sistem PaYou dapat melakukan kalkulasi yang akurat jika terdapat penerapan skema tarif TER yang Anda masukkan ke dalam komponen payroll
Terlebih lagi, sistem software juga akan menangani iuran BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan yang cukup kompleks mulai dari JKK, JKM, JHT, dan JP. Perhitungannya sudah mencakup pembagian beban antara perusahaan dan karyawan, serta penerapan batas atas upah yang berlaku.
4. Slip Gaji Elektronik
Segera setelah sistem menyetujui proses payroll, slip gaji elektronik akan langsung muncul di aplikasi masing-masing karyawan. Mereka dapat melihat rincian pendapatan dan potongan secara transparan, lalu mengunduhnya untuk keperluan pribadi.
Berbeda dengan slip berbasis kertas yang mudah tercerai-berai, slip elektronik cenderung lebih aman dan rahasia, karena seseorang harus login dulu untuk bisa mengaksesnya. Fitur ini juga mengeliminasi ribuan jam kerja HRD dalam mencetak, melipat, dan mendistribusikan slip gaji fisik.
Kesimpulan
Demikian ulasan kami tentang PaYou HR, software payroll aman dan terjangkau yang cocok untuk kebutuhan administrasi bisnis Anda. Di sini ada yang ingin membagikan pengalamannya dalam mengelola usaha, khususnya dalam mengatur gaji karyawan? Jangan ragu untuk berkomentar di bawah ya!