Sebagai pemilik atau manajer di suatu perusahaan, pemandangan karyawan yang berbondong-bondong datang jam 08.30 lewat sudah sangat umum. Padahal, peraturan kantor sendiri menetapkan jadwal masuk jam 8 pagi. Meski banyak faktor yang menyebabkan keterlambatan tersebut, tapi kita semua tahu bahwa pegawai datang telat karena mereka punya kesempatan tersebut. Hal ini hanya bisa dicegah dengan menggunakan software absensi.
Keterlambatan ini sering kali dimaklumi karena berbagai faktor baik oleh si manajer maupun karyawan. Namun, aturan kedisiplinan yang tidak tegas ini bisa menjadi budaya yang merugikan produktivitas perusahaan. Nyatanya, teguran dan denda saja tidak efektif. Karena itulah Anda butuh software absensi yang menyajikan data real-time keterlambatan para pekerja.
Dampak Keterlambatan Karyawan
Menganggap remeh keterlambatan 5-10 menit adalah salah satu kesalahan manajemen terbesar. Walau tampak sepele, tapi statistik menemukan fenomena yang sebaliknya.
Sebuah studi memperkirakan bahwa sekitar 20% dari tenaga kerja datang telat setidaknya 10 menit sebanyak dua kali seminggu. Secara agregat, kita bisa memperkirakan kerugiannya dengan hitung-hitungan kasar berikut:
- Waktu Terbuang: 10 menit x 2 kali/minggu = 20 menit/minggu.
- Total Setahun: 20 menit x 52 minggu = 1040 menit/17,3 jam per tahun
- Anggap jam kerja per bulan adalah 173 jam, dan upah bulanan adalah Rp5 juta,.
- Upah per jam: Rp5 juta/ 17,3 jam = Rp28.900/jam.
- Kerugian: 17,3 jam x Rp28.900 = Rp500 ribu.
- Total Kerugian: Rp500 ribu per karyawan/tahun.
Hitung-hitungan tersebut berasumsi jika pegawai 10 menit datang terlambat, mereka langsung menggarap pekerjaan dan tidak melakukan kegiatan lain seperti bikin kopi atau ke kamar mandi. Lalu, angka tersebut mematok rerata upah kantoran di Jakarta untuk level staff, belum untuk level senior yang mungkin total kerugiannya bisa lebih besar karena gajinya juga lebih tinggi.
Jika ada 100 karyawan yang telat 10 menit atau lebih setiap harinya, maka kerugiannya bisa mencapai Rp50 juta per tahun. Bagi perusahaan dengan margin tipis, kebocoran 50 juta per tahun adalah bentuk inefisiensi yang signifikan, karena belum mempertimbangkan biaya overhead lainnya.
Bagaimana Software Absensi Mengurangi Keterlambatan Karyawan?
Software absensi modern, khususnya yang berbasis SaaS memang dirancang khusus untuk mengatasi kelemahan sistem biometrik konvensional seperti mesin fingerprint. Berikut adalah beberapa mekanisme software modern dalam mencegah keterlambatan:
1. Geofencing
Geofencing merupakan fitur dasar dari aplikasi absensi untuk memastikan lokasi karyawan saat check-in. Admin HR dapat menetapkan pagar virtual sekitar 50 meter radius di sekitar lokasi kantor. Jika karyawan berada di luar jangkauan lokasi tersebut, mereka tidak bisa absen. Teknologi ini tentu sangat akurat karena memanfaatkan fitur GPS di hp karyawan.
Beberapa orang memang kerap mengakali fitur ini dengan teknik fake GPS. Namun tenang saja, karena software yang canggih biasanya memiliki deteksi mock location. Sistem dapat mengenali jika karyawan menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk memalsukan lokasi GPS dan secara otomatis akan menolak absensinya.
2. Biometrik Wajah
Kecurangan seperti titip absen sangat rentan terjadi pada sistem absensi berbasis password atau kartu. Nah, software digital sendiri cenderung menggunakan fitur biometrik berupa face recognition.
Saat pegawai melakukan selfie untuk absen, aplikasi akan mencocokkan wajah dengan database foto. Bukan hanya itu, sistemnya juga akan meminta sedikit interaksi seperti berkedip, mengangguk, atau menggeleng. Algoritma AI memastikan bahwa yang berada di depan kamera adalah wajah manusia asli, bukan foto cetak atau video rekaman. Terlebih lagi, teknologi ini lebih higienis karena tidak memerlukan kontak fisik dengan ratusan orang.
3. Dasbor Real-time
Fitur lain dari software absensi terletak pada ketersediaan data secara langsung dan konstan. Berbeda dengan mesin sidik jari yang datanya hanya bisa kita ambil sebulan sekali, software dapat menyajikannya secara real-time.
Dengan bantuan aplikasi absensi, manajer akan menerima notifikasi pada ponselnya, tepat setelah ada karyawan yang datang terlambat. Selain itu, aplikasi juga akan menyajikan grafik yang memuat pegawai mana saja yang paling sering terlambat. Hal ini akan mempermudah manajer untuk mengambil pendekatan khusus pada setiap karyawan agar mereka bisa tepat waktu.
4. Integrasi Payroll
Karena berbasis cloud, software ini biasanya juga terintegrasi ke modul penggajian (payroll). Anda bisa menetapkan denda progresif untuk keterlambatan, seperti denda 20 ribu untuk keterlambatan <15 menit, dan bertambah untuk angka selanjutnya hingga batas maksimum. Sistem dapat mengonfigurasinya secara otomatis.
Mekanisme ini akan mengeliminasi risiko kekeliruan pada perhitungan denda manual pada Microsoft Excel. Aplikasi ini dapat melakukan perhitungan otomatis berdasarkan log waktu yang valid dengan akurasi hampir 100%, sehingga dapat mencegah sengketa gaji dengan karyawan.
Baca Juga: Software Payroll Terbaik: Peningkatan SDM, dan Disiplin Karyawan
Software Absensi Menciptakan Lingkungan Kerja yang Lebih Sehat
Saat pertama kali diimplementasikan, pasti akan ada pegawai yang tidak senang karena kedisiplinan mereka benar-benar dipantau. Namun dalam jangka panjang, penggunaan software justru dapat menciptakan ekosistem yang lebih adil bagi seluruh karyawan. Berikut adalah beberapa penjelasannya:
1. Mencegah Karyawan Rajin untuk Ikut-ikutan Terlambat
Sudah sewajarnya jika karyawan menilai keadilan di tempat kerja berdasarkan berbagai indikator seperti usaha, waktu, dedikasi, gaji, dan pengakuan mereka dengan rekan kerja.
Bayangkan jika karyawan A konsisten datang jam 7.50 setiap hari, sedangkan karyawan B datang pukul 8.30.8.45. Keduanya menerima gaji penuh. Karyawan A tidak mendapat apresiasi, dan karyawan B tidak mendapat teguran. Wajar jika karyawan A akan merasa kerja kerasnya tidak dihargai, yang ujungnya bisa memicu kecemburuan.
Dari situ, ada dua kemungkinan yang muncul. Pertama, karyawan A akan mulai datang terlambat juga atau mengurangi usaha kerjanya. Lalu yang kedua, ia akan diam-diam mencari pekerjaan di tempat lain yang lebih menghargai kedisiplinan. Walau tidak semua karyawan akan bertindak seperti itu, hal ini menjadi gambaran betapa pentingnya untuk menghargai karyawan yang berdedikasi.
2. Mencegah Bibit Indisipliner dalam Jangka Panjang
Pembiaran terhadap bentuk indisipliner kecil-kecilan dapat memicu pelanggaran yang jauh lebih besar di kemudian hari. Pada awalnya, para pegawai mungkin ‘hanya’ telat 5-10 menit setiap hari. Jika manajemen diam, maka karyawan berpotensi menyimpulkan bahwa penegakan aturan di kantor tersebut tidak ketat.
Akibatnya, pelanggaran dalam bentuk lain bisa saja terjadi seperti pulang lebih cepat (misal setengah jam lebih cepat), mencuri waktu seperti makan istirahat makan siang 2 jam, hingga mengabaikan tenggat waktu pekerjaan. Software di ini berfungsi untuk memberikan pencegahan awal, dengan memberikan notifikasi keterlambatan pada manajer.
Di sisi lain, ada kecenderungan karyawan baru untuk mengadopsi budaya seniornya. Jika anak baru melihat seniornya sering terlambat, bukan tidak mungkin mereka akan ikut-ikutan juga dan menganggapnya sebagai norma/budaya perusahaan.
Oleh karena itulah aplikasi bisa menjadi alat untuk membentuk budaya disiplin. Nah, budaya disiplin ini juga menular dan bisa menjadi contoh bagi seluruh karyawan. Dalam jangka panjang, kebiasaan ini akan membentuk budaya kolektif perusahaan.
Baca Juga: Aplikasi HR : Mengelola Data Karyawan dengan Mudah dan Aman
PaYou HR, Solusi Ampuh untuk Memantau Kedisiplinan Karyawan
Anda sedang mencari software untuk memantau kehadiran karyawan, tapi dengan harga terjangkau? Tenang saja, PaYou HR punya jawabannya!
Aplikasi ini memiliki fitur project yang dapat mengelola karyawan yang bertugas di lokasi proyek yang berbeda-beda. Selain akan lebih mudah untuk mengelompokkan data karyawan berbasis proyek, Anda bisa memastikan mereka bisa melakukan absensi dengan mudah dan cepat, sehingga karyawan akan lebih senang datang tepat waktu.
Di sisi lain, sistem manajemen izin, cuti, dan lembur yang terintegrasi. Anda dapat mengelolanya dengan mudah dan efisien untuk meningkatkan produktivitas. Dari situ, Anda bisa memantau karyawan mana yang lebih sering izin beserta alasannya.
Jadi bagaimana? Sudah tertarik untuk mencoba PaYou HR? Jika tertarik, bisa langsung unduh di Google Play Store ya!
Kesimpulan
Sebagai pemilik usaha, tentunya Anda ingin bisnis yang bisa bertahan dan berkembang seiring waktu bukan? Jika Anda sudah mengupah karyawan dengan layak, maka Anda berhak mendapatkan karyawan yang disiplin. Oleh karena itulah seharusnya kita tidak membiarkan korupsi waktu menjadi budaya, yang mana hal tersebut bisa kita cegah dengan software absensi.