Banyak pengusaha pemula yang masih menganggap bahwa software data karyawan hanyalah versi mahal dari Microsoft Excel. Ibaratnya, untuk apa berlangganan software mahal-mahal sementara ada tools Excel yang gratis? Padahal, biaya berlangganan software untuk karyawan tidak semahal yang mereka kira, dan Excel untuk keperluan bisnis tidak sepenuhnya gratis (versi 365).
Yang sering orang-orang tidak sadari adalah, salah satu fungsi Excel adalah alat hitung dan arsip, bukan alat manajemen database. Excel tidak bisa mengingatkan Anda secara otomatis jika ada kontrak karyawan yang mau habis, atau ada upah lembur pegawai yang belum terbayar.
Di sisi lain, software data karyawan memiliki banyak fungsi, khususnya dalam integritas dan keamanan. Oleh karena itulah di sini kami akan membahas apa saja fungsi dari software ini. Yuk simak ulasan berikut:
Fungsi Software Data Karyawan
Sistem data karyawan berbasis perangkat lunak dapat membuat seluruh operasional bisnis jadi lebih efisien. Perusahaan bisa mengelola data ribuan karyawan secara akurat dan cepat. Lebih dari itu, aplikasi data karyawan memiliki berbagai fungsi unggulan seperti berikut ini:
1. Sebagai Pusat Data Tunggal
Salah satu ciri-ciri perusahaan yang kompeten adalah memiliki data yang terpusat di satu tempat, Hal ini sering disebut dengan istilah Single Source of Truth (SSOT), yang sederhananya merupakan keadaan di mana seluruh data dan informasi hanya bisa disimpan dan dikelola pada satu lokasi tunggal.
Hal ini mencegah munculnya risiko perbedaan data karyawan yang saling tumpang tindih. Masalah data yang terpecah belah dari berbagai departemen kini bisa tereliminasi dengan bantuan software. Dengan begitu, seluruh pemangku jabatan perusahaan dapat membuat strategi dan kepentingan bisnis berdasarkan fakta yang lebih akurat.
Hal ini tentunya kontras dengan sistem manual, karena setiap divisi pasti memiliki file Excel nya masing-masing. Pada saat pertama kali input data secara bersamaan, mungkin seluruh informasi masih sama. Namun seiring waktu karyawan berubah status, data di Excel pasti juga berubah. Inilah yang menjadi risiko, karena mereka memegang file masing-masing, ada kemungkinan bahwa input perubahan datanya tidak seragam.
Sebagai contoh, ada satu karyawan yang baru saja menikah. Namun, ia hanya melapor ke satu departemen saja. Tanpa adanya sistem yang bisa mensinkronisasi secara otomatis, maka bisa saja divisi payroll masih menggunakan status lajang, tapi divisi GA (General Affair) sudah mengubah statusnya. Data yang tumpang tindih inilah yang dalam jangka panjang bisa mempengaruhi keputusan bisnis secara negatif.
2. Validasi dan Standarisasi Data
Masalah terbesar dalam pengelolaan SDM perusahaan adalah kurangnya integritas data pada sistem manual. Aplikasi spreadsheet memang sangat fleksibel bagi pengguna perorangan, tapi sayangnya tidak demikian jika kita menerapkannya dalam skala perusahaan. Tentu saja risiko terbesar metode pengelolaan data karyawan manual adalah human error.
Ketakutan ini bukan tanpa adanya bukti yang mendasarinya. Sebuah studi menunjukkan bahwa sekitar 86% dari seluruh spreadsheet setidaknya memiliki satu kesalahan logika yang fatal. Di sisi lain, hampir tidak ada divisi khusus perusahaan yang memastikan keakuratan file tersebut. Kekeliruan dalam file Excel biasanya baru ketahuan jika ada manajer yang mendeteksi anomali pada operasional perusahaan.
Sebagai ilustrasi, staf administrasi mungkin salah mengetik format tanggal lahir dengan menggunakan format hari/bulan/tahun pada satu entri, tapi juga memakai format bulan/hari/tahun pada entri yang lain. Jika tidak segera terdeteksi, hal ini bisa berakibat fatal pada usia pensiun.
Oleh karena itulah software pengelola data karyawan hadir, yakni untuk menerapkan data cleaning secara menyeluruh. Software biasanya memiliki algoritma gatekeep yang memverifikasi setiap data sebelum tersimpan ke repositori utama. Sistem secara otomatis akan menolak entri yang tidak sesuai format. Misal NIK yang tidak mencapai 16 digit secara otomatis akan langsung tertolak.
Di sisi lain, sistem data karyawan juga akan mewajibkan kolom tertentu agar terisi lengkap sebelum sistem memprosesnya. Di Excel, jika kita tidak mengisi sel-sel tertentu yang sebenarnya sangat penting, maka akan keluar kueri error. Sayangnya, hasil error tersebut tidak jarang kerap terabaikan, yang membuat seluruh perhitungan jadi kacau.
3. Menghindari Risiko Hukum
Kepatuhan hukum adalah aspek yang tidak boleh kita remehkan, karena risiko kerugiannnya bisa sangat parah bagi keuangan perusahaan. Dalam kerangka legal, kegagalan bisnis dalam memenuhi regulasi bukan hanya sekedar kesalahan administrasi, tapi juga bisa berujung pada sanksi pidana atau penghentian operasional.
Dalam lingkup kepatuhan hukum, aplikasi data karyawan di sini berfungsi sebagai sistem early warning yang bekerja di belakang layar operasional. Algoritma akan menyimpan, memantau, dan menghitung mundur masa berlaku berbagai dokumen legal yang vital bagi keberlangsungan bisnis.
Jika ada dokumen yang kadaluarsa, aplikasi seperti Excel tidak akan bisa memberi peringatan otomatis. Jika kita biarkan begitu saja, dampak hukumnya bisa eksponensial. Semisal perusahaan gagal atau telat memperbarui sertifikat karyawan yang sudah expired, maka pemerintah berhak menjatuhkan sanksi administrasi, denda, dan bahkan penarikan izin usaha sementara.
Baca Juga: Aplikasi HR Indonesia: Mengoptimalkan Pengelolaan Karyawan
4. Membantu Analisis Turnover Karyawan
Jika staff HRD bisa melihatnya dengan jeli, sebenarnya software yang menyimpan data karyawan ini bisa menjadi potensi business intelligence yang potensial. Misal orang HRD mampu mengambil insight yang signifikan dari tumpukan data ini, maka nilai mereka di pasar kerja akan semakin bertambah. Sebenarnya inilah tugas HRD yang sebenarnya, yakni merencanakan keputusan strategis.
Yang membuat banyak orang kurang menyadari potensi yang satu ini adalah karena masih banyak yang bingung antara konsep pelaporan dan analitik. Banyak praktisi yang masih berpaku pada pelaporan. Padahal pelaporan hanyalah menarasikan informasi di masa lalu secara deskriptif saja, yang sifatnya sangat statis.
Sebaliknya, mereka yang mampu berpikir secara analitik dapat menemukan alasan dan memetakan solusi dari seluruh data karyawan tersebut. Misal kita menyadari adanya tingkat turnover yang lebih tinggi, maka orang dengan kemampuan analitik lah yang dapat menyimpulkan apakah fakta tersebut perlu diperbaiki atau tidak, beserta solusinya.
Bahkan, sebenarnya pekerjaan analitik ini juga akan lebih mudah, karena banyak software data karyawan canggih dengan algoritma yang dapat menganalisis pola turnover. Dari insight yang ada, manajer bisa mengajukan pertanyaan strategis seperti “Divisi mana yang paling banyak resign? Atau “Apakah ada hubungan antara manajer dengan lonjakan turnover?”
5. Menciptakan Karyawan yang Lebih Mandiri
Seperti yang kita bahas sebelumnya, aplikasi pengelolaan data dapat meningkatkan penerapan konsep self-service, di mana karyawan bisa mencari sendiri data pekerjaannya di aplikasi. Karyawan bisa melihat, memantau, memvalidasi, dan mengajukan pembaruan atas data pribadi mereka sendiri secara mandiri.
Dalam sistem yang tradisional, karyawan sering kali harus menemui HRD hanya untuk bertanya sisa jatah cuti. Selain itu, misalnya karyawan divisi sales ingin mengganti nomor HP di direktori perusahaan, ia harus mencetak formulir dari kantor cabang. Proses ini bukan hanya merepotkan, tapi juga meningkatkan risiko salah ketik oleh divisi HRD.
Kesimpulan
Demikian ulasan kami seputar apa saja fungsi software data karyawan. Sudah jelas bukan bahwa penerapan sistem yang manual sama sekali tidak menguntungkan baik secara ekonomis maupun operasional? Oleh karena itu, ada baiknya agar kita segera beralih ke aplikasi data karyawan yang terdigitalisasi dan terintegrasi.