Dari sekian banyak pengeluaran bisnis untuk operasional atau sewa gedung, nyatanya komponen gaji karyawan bisa memakan sekitar 30-50% dari seluruh biaya dalam bisnis. Mengingat besarnya angka tersebut, jika ada kesalahan sedikit pembukuan gaji, maka laporan untung ruginya pasti akan sangat kacau. Tidak jarang tim finance harus lembur hanya untuk mencari selisih Rp5000 yang tidak ketemu.
Beruntungnya, masalah tersebut hanya akan umum kita temui pada perusahaan yang masih mengandalkan sistem manual. Namun bagi perusahaan dengan sistem pembukuan digital yang modern, hampir dipastikan masalah ini hampir tidak pernah kita temukan lagi. Oleh karena itu, kali ini kami akan membahas seluk-beluk pembukuan gaji lebih jauh. Yuk simak ulasan berikut!
Mengapa Pembukuan Gaji Itu Rumit?
Banyak orang yang sepakat bahwa penggajian adalah salah satu proses yang paling rumit dan lama dalam periode tutup buku bulanan. Hal ini wajar, karena sejatinya penggajian bukan hanya soal pengeluaran untuk upah, tapi juga alokasi beban dan kepatuhan terhadap regulasi. Ada beberapa alasan yang membuat sistem gaji jadi cukup rumit seperti:
1. Banyaknya Variabel Gaji
Kenyataannya, menggaji karyawan tidak sesederhana menghitung beban dan kas. Di setiap transaksi gaji, perusahaan harus memecahnya menjadi beberapa komponen untuk memenuhi persyaratan. Nah, adapun komponen itu meliputi:
- Gaji Bruto: Mencakup gaji pokok, tunjangan tetap, dan lembur.
- Tunjangan Pajak: Jika perusahaan menggunakan metode gross up, tunjangan pajak harus diakui sebagai beban terpisah atau digabung ke gaji bruto.
- ·Beban BPJS: Porsi BPJS yang perusahaan harus tanggung bervariasi mulai dari JKK sekitar 0,24%-1,74%, JKM sebesar 0,3%, dan JKN sebesar 4%.
- PPh 21: Potongan pajak dari karyawan secara esensi bukan uang perusahaan, tapi “titipan” dari negara yang harus perusahaan setorkan.
- ·Potongan Karyawan: Semisal karyawan pernah melakukan kasbon atau terlambat yang menghasilkan denda, maka potongan mereka juga harus dimasukkan ke dalam pembukuan.
- Kas: Angka Take Home Pay (THP) yang karyawan benar-benar terima.
2. Regulasi yang Kompleks
Jika banyaknya komponen gaji sudah membuat kita pusing, maka ada hal lain lagi yang tidak boleh luput, yaitu regulasi pemerintah. Bagi yang sudah berpengalaman dalam menangani payroll, pasti sudah tahu bagaimana kompleksnya skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) yang terbit pada tahun 2021.
Regulasi ini memiliki implikasi kerumitan yang cukup mendalam, utamanya karena beban pajak karyawan kini bisa terus berfluktuasi setiap bulan, tergantung pada kategori dan penghasilannya di bulan tersebut. Bonus atau THR yang karyawan terima di suatu bulan dapat menggeser tarif TER ke persentase yang lebih tinggi, sehingga staff akuntansi tidak bisa sekedar menyalin jurnal bulan sebelumnya.
Pada bulan desember, akuntan juga harus menghitung ulang total penghasilan setahun dikurangi PTKP, lalu menghitung pajak terutang menggunakan tarif pasal 17. Selisih antara total pajak terutang setahun dengan total pajak yang sudah dipotong menggunakan skema TER adalah nilai pajak pada bulan Desember tersebut.
Risiko Pembukuan Gaji Manual
Digitalisasi di era ini memang sudah sangat masif, tapi sayangnya masih banyak perusahaan yang berkutat dengan file spreadsheet yang ribet sebagai tulang punggung penggajian. Ketergantungan seperti inilah yang membuka jalan pada berbagai risiko seperti:
1. Human Error
Riset industri menunjukkan bahwa rata-rata tingkat akurasi penggajian di perusahaan yang masih menggunakan sistem manual hanya mencapai 80,15%. Dengan kata lain, hampir satu dari lima proses penggajian mengalami human error di dalamnya.
Padahal, konsekuensi keuangan dari kesalahan ini bisa sangat fatal. Dengan asumsi seluruh karyawan memiliki gaji Rp5 juta, maka kesalahan penggajian sebesar 1,2% saja pada perusahaan dengan 100 karyawan bisa mengakibatkan kerugian sekitar RP72 juta per tahun. Lantas, bagaimana jika kesalahannya mencapai 20%? Pasti akan sangat mengerikan bukan?
2. Sanksi Hukum
Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, kerangka regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan di Indonesia sangatlah ketat, sehingga sanksi akibat pelanggaran regulasi tersebut kerap kali menghantui para pebisnis.
Pembukuan manual sendiri rentan mengalami kesalahan hitung PPh 21 atau keterlambatan penyetoran pajak karena proses perhitungan yang berlarut-larut. Jika hal itu terjadi, maka perusahaan bisa terkena denda yang hitungannya berdasarkan tarif bunga acuan. Selain itu, data bukti potong dengan SPT yang tidak cocok sering memicu pemeriksaan pajak yang sangat merumitkan perusahaan.
Selain pajak, BPJS juga memiliki mekanisme denda bagi perusahaan yang disiplin. BPJS Ketenagakerjaan sendiri bisa mengenakan denda sebesar 2% per bulan dari total iuran yang tertunggak. Sistem manual sendiri sering gagal mendeteksi tagihan yang terlewat atau salah menghitung baris iuran. Masalahnya, kekeliruan ini sering kali baru perusahaan sadari saat mereka menerima surat tagihan dendanya.
3. Kecurangan Internal
Sistem manual tidak memiliki kontrol akses dan pembagian tugas yang ketat, sehingga dapat menjadi lahan subur bagi kecurangan internal. Salah satu modus yang paling umum adalah “karyawan hantu”, di mana oknum HRD menambahkan nama fiktif ke dalam daftar gaji di Excel. Karena tidak ada verifikasi sistematis, maka pembayaran gajinya akan mengalir ke rekening pelaku.
Di sisi lain, sistem manual juga kurang memadai dalam mengatur lemburan. Oknum karyawan bisa saja menyalin data jam lembur dari formulir kertas ke Excel. Hal ini mereka lakukan untuk mark-up jam lembur.
Baca Juga: Software Payroll Mengoptimalkan Pengelolaan Gaji
PaYou HR, Software Pembukuan Canggih dan Aman
Risiko dan kerumitan tadi hanya Anda rasakan pada sistem manual. Namun ketika Anda beralih ke sistem digital dengan software pembukuan gaji canggih seperti PaYou HR, maka 99% masalah tersebut pasti hilang. Bagi yang penasaran, berikut kami telah merangkum fitur apa saja yang bisa Anda dapat dari PaYou HR:
1. Otomatisasi Laporan Jurnal
PaYou HR dapat menghasilkan laporan jurnal yang siap posting secara otomatis. Aplikasi ini memungkinkan kustomisasi penuh untuk mengatur setiap komponen gaji baik itu gaji pokok, tunjangan jabatan, BPJS, hingga potongan operasi ke kode akun yang spesifik. Ini memastikan konsistensi laporan di setiap bulannya.
Dengan otomatisasi, tentunya ini akan meminimalisir human error secara drastis. Risiko jurnal tidak seimbang atau kesalahan penempatan akun yang sering terjadi pada sistem manual kini tidak akan kita temui lagi.
2. Manajemen Cost Center
Cost Center adalah fitur PaYou HR untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja. Contohnya, aplikasi dapat mendelegasikan karyawan ke departemen, divisi, atau proyek tertentu. Saat proses penggajian, sistem secara otomatis akan memecah total beban gaji perusahaan ke dalam masing-masing cost center tersebut.
Hal ini memungkinkan akuntan untuk memisahkan biaya tenaga kerja langsung yang masuk ke HPP dan tenaga kerja tidak langsung yang masuk ke beban operasional secara otomatis. Manajemen dapat melihat laporan laba rugi per departemen secara real–time.
3. Fitur History untuk Audit Trail
Fitur history pada PaYou HR menyimpan seluruh perubahan data master, seperti kenaikan gaji, perubahan status pernikahan, atau penambahan nomor rekening. Semuanya tercatat permanen dalam sistem. Log ini mencakup siapa yang mengubah, kapan perubahan dilakukan, dan apa nilai sebelum dan sesudahnya. Transparansi ini menutup celah bagi manipulasi data tersembunyi.
Kesimpulan
Demikian ulasan kami seputar seluk-beluk pembukuan gaji. Jadi, sudah jelas bukan bahwa software pembukuan seperti PaYou HR adalah solusi terbaik untuk penggajian yang lebih cepat dan akurat di era digital ini? Jadi, tunggu apa lagi? Ayo segera unduh PaYou HR di Google Play Store sekarang juga!