Siapa di sini yang sudah berpengalaman bergelut dengan rumitnya alur penggajian (payroll)? Manajemen gaji sendiri bukanlah sekedar tugas administrasi yang penuh input data belaka seperti orang-orang persepsikan. Payroll gaji harus menjadi penopang stabilitas operasional perusahaan, khususnya dalam kepatuhan hukum dan retensi talent perusahaan.
Banyak perusahaan, khususnya yang masih baru berdiri yang menggaji karyawan dengan sistem all-in tanpa rincian yang jelas. Maka, tak heran pula jika misal ada karyawan yang bertanya mengapa gaji yang masuk ke rekeningnya berbeda dengan yang dijanjikan saat interview. Padahal, ini berisiko melanggar aturan ketenagakerjaan. Oleh karena itulah di sini kami akan membahas apa saja komponen payroll gaji yang harus kita penuhi.
Mengapa Struktur Payroll Gaji Tidak Boleh Sembarangan?
Tak jarang pengusaha yang baru bertransisi dari informal ke sektor formal yang menganggap bahwa struktur upah adalah hak penuh perusahaan. Padahal, nyatanya ada regulasi ketat yang membatasinya. Struktur gaji yang sembarangan bisa menjadi bom waktu, khususnya pada risiko legal. Berikut ini adalah alasan mengapa kita tidak boleh menetapkan payroll gaji secara sembarangan:
1. Mandat Rasio 75%
Pemerintah telah mengatur struktur dasar penggajian pada PP nomor 36 tahun 2021. Pasal-pasal dalam regulasi ini menekankan pentingnya pengaturan komponen gaji. Bahkan, pasal 7 secara eksplisit mengatur bahwa komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap. Jadi, besaran upah pokok setidak-tidaknya harus 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap.
Sayangnya, masih ada perusahaan yang tergoda untuk mengelabui celah ini dengan memperkecil gaji pokok dan membesarkan tunjangan, khususnya tunjangan tak tetap. Tujuannya tak lain adalah menekan biaya yang persentasenya dihitung dari gaji pokok, seperti iuran BPJS, lemburan, dan pesangon.
Walau menggiurkan, tapi struktur ini berisiko. Jika ada audit pengawas ketenagakerjaan yang menemukan ketimpangan struktur upah, maka perusahaan wajib membayar kekurangan upah lembur dan hak-hak yang lain berdasarkan total upah yang sebenarnya. Bahkan, itu belum mencakup potensi adanya denda administratif.
2. Implikasi pada THR
Seperti yang kita tahu, pekerja dengan masa kerja 12 bulan atau lebih berhak mendapatkan gaji ke-13 dengan besaran 1 bulan upah pada hari raya keagamaan. Nah, upah ini bukan hanya terdiri dari gaji pokok saja, tapi juga tunjangan tetap.
3. Risiko Salah Hitung Pesangon
PHK adalah salah satu aspek paling penting dalam komponen gaji. UU Ciptaker dan PP nomor 35 tahun 2021 menetapkan bahwa dasar perhitungan uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja adalah upah pokok dan tunjangan tetap. Struktur gaji yang kurang rapi bisa menciptakan berbagai risiko.
Jika karyawan didampingi oleh serikat pekerja, maka mereka berhak menuntut perhitungan ulang pesangon berdasarkan aturan normatif. Sengketa inilah yang sering kali membawa perusahaan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Bukan cuma itu, jika perusahaan memasukkan komponen tidak tetap ke dalam upah tetap, maka perusahaan harus membayar pesangon yang jauh lebih tinggi dari yang seharusnya.
Baca Juga: Software HRD dan Payroll : Manajemen SDM dan Penggajian
Komponen Payroll Gaji
Sekarang saatnya membahas apa saja payroll gaji yang harus perusahaan penuhi. Perlu kita ingat terus, bahwasannya setiap komponen memiliki karakteristik hukum dan pajak yang berbeda. Biar lebih jelas, berikut adalah klasifikasi komponennya:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah imbalan dasar yang berhak karyawan terima menurut jenis pekerjaan dan kesepakatan. Komponen inilah yang menjadi basis dasar iuran BPJS, tarif lembur, dan pesangon. Bagi perusahaan formal skala menengah dan besar, mereka wajib membayar karyawan dengan masa kerja di atas satu tahun sesuai dengan UMR masing-masing kota/kabupaten.
2. Tunjangan Tetap
Kita harus melihat kata “tetap” di sini, yang berarti tunjangan ini bersifat tetap dan tidak terikat dengan kehadiran atau pencapaian prestasi tertentu. Jika karyawan sakit selama 3 hari, atau mengambil cuti tahunan, maka perusahaan tetap wajib membayarkan tunjangan ini 100% tanpa ada pemotongan.
Komponen ini digabung dengan gaji pokok untuk membentuk upah tetap, yang jadi dasar perhitungan THR dan pesangon. Adapun beberapa contoh tunjangan tetap seperti:
- Tunjangan Jabatan: Diberikan karena tanggung jawab manajerial.
- Tunjangan Keluarga: Subsidi untuk istri.anak. Komponen ini adalah adopsi dari model PNS ke swasta.
- Tunjangan Kemahalan: Jenis tambahan upah pada penempatan di daerah dengan biaya hidup tinggi.
3. Tunjangan Tidak Tetap
Tunjangan tidak tetap inilah yang fluktuatif dan terikat dengan kehadiran, kinerja, atau kondisi operasional. Besarannya tidak tetap, dan pembayarannya bisa pada waktu yang berbeda dengan upah pokok. Intinya, jika karyawan tidak masuk, maka tunjangan ini hilang atau berkurang.
Contoh yang paling umum adalah uang makan dan transport. Hitungannya biasanya berdasarkan jumlah hari kehadiran. Lalu ada juga tunjangan shift yang hanya cair jika karyawan bersedia bekerja pada shift tertentu. Karena tidak masuk ke upah tetap, maka tunjangan ini juga tidak masuk ke hitungan pesangon dan THR.
4. Pendapatan Non-Rutin
Komponen ini meliputi pendapatan yang bersifat musiman atau berbasis insentif kinerja yang di atas rata-rata. Contohnya adalah uang lembur, yang wajib perusahaan bayarkan jika karyawan bekerja lebih dari 7 jam (untuk 6 hari kerja) atau 8 jam sehari (untuk 5 hari kerja). Rumus dasarnya adalah sebagai berikut:
- Rumus Upah Sejam: 1/173 x (gaji pokok + tunjangan tetap).
- Jam pertama: 1,5 x upah sejam
- Jam Kedua dan Seterusnya: 2 x upah sejam.
Selain lemburan, ada juga yang namanya bonus, yang pembayarannya berkaitan dengan keuntungan perusahaan. Secara pajak, bonus memiliki metode perhitungan PPh 21 yang berbeda (disetahunkan). Lalu yang pasti ada THR yang wajib perusahaan bayar H-7 hari raya.
Komponen Potongan Gaji
Dalam administrasi perkantoran, komponen potongan gaji sama wajibnya untuk kita hitung dengan komponen payroll gaji. Berikut ini adalah rinciannya:
1. PPh 21 dengan Skema TER
Sebelum 2024, HRD harus mengestimasikan penghasilan setahun, menghitung PTKP, menerapkan tarif progresif pasal 17, lalu membagi 12 untuk mendapatkan potongan bulanan. Metode ini cukup rumit dan rentan salah.
Namun, sejak 1 Januari 2024, perhitungan PPh 21 menggunakan Tarif Efektif Rata-rata (TER). Perhitungan masa pajak (Januari-November) menggunakan tabel TER, yakni penghasilan bruto x % tarif TER. Rincian kategorinya kira-kira seperti ini:
- Kategori A: Status PTKP TK/0 (Tidak kawin/0 tanggungan), TK/1, dan K/0.
- Kategori B: Status PTKP TK/2, TK/3, K/1, dan K/2.
- Kategori C: Status PTKP K/3.
Setiap kategori masih memiliki lapisan tarif yang berbeda. Contohnya untuk kategori A, jika penghasilan brutonya mencapai Rp5,4 juta, maka tarifnya 0%. Namun jika kisarannya Rp5,4 – 5,6 juta, maka tarifnya 0,25% dan seterusnya.
2. Iuran BPJS Ketenagakerjaan
Sistem ketenagakerjaan di Indonesia mewajibkan perusahaan untuk mensubsidi iuran ini yang meliputi:
- Jaminan Hari Tua (JHT): Beban karyawan 2%; beban perusahaan 3,7%
- Jaminan Pensiun (JP): Beban karyawan 1%; beban perusahaan 2%.
- Jaminan Kecelakaan Kerja dan Kematian (JKK & JKM): Perusahaan menanggung seluruhnya tanpa mengurangi gaji karyawan dengan besaran JKK 0,24% – 1,74%; dan JKM 0,3%.
3. Iuran BPJS Kesehatan
Iuran BPJS kesehatan adalah 5% dari upah tetap, di mana perusahaan menanggung 4%-nya. Karyawan menanggung 1% yang mencakup 5 anggota keluarga (suami/istri + 3 anak). Untuk penambahan anggota keluarga, maka karyawan dikenakan tambahan iuran 1% dari potongan gaji.
4. Potongan Lain-lain
Potongan ini bersifat internal atau perdata dan memerlukan landasan hukum berupa kesepakatan tertulis dan peraturan perusahaan. Contohnya adalah:
- Denda Keterlambatan: Perusahaan berhak memotong gaji karena keterlambatan jika dan hanya jika sudah ada perjanjian kerja yang tertulis.
- Kasbon/pinjaman: Cicilan atas pinjaman lunak karyawan.
- Potongan Koperasi: Simpanan wajib bagi anggota koperasi karyawan.
Kesimpulan
Demikianlah ulasan kami seputar komponen payroll gaji di Indonesia. Komponen ini memang sangat rumit karena mempertemukan hukum ketenagakerjaan, akuntansi perpajakan, dan manajemen SDM kantor. Guna menghindari risiko legal di kemudian hari, karena itulah kita harus bisa menyusun struktur upah yang layak dans sesuai undang-undang.