Cara Menghitung PPh 21 Karyawan, ilustrasi software payroll PaYou HR yang menampilkan perhitungan PPh 21, penghasilan bruto, PTKP, PKP, tarif pajak progresif, dan potongan pajak karyawan secara otomatis.

Cara Menghitung PPh 21 Karyawan dengan Mudah dan Akurat

Setiap perusahaan wajib memotong PPh 21 dari gaji karyawan setiap bulan. Namun, banyak pemilik UMKM yang masih bingung tentang cara menghitung PPh 21 dengan benar. Selain itu, kesalahan dalam perhitungan pajak penghasilan bisa berakibat pada sanksi dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Oleh karena itu, artikel ini akan membahas secara lengkap cara menghitung PPh 21 karyawan, mulai dari pengertian dasar hingga simulasi perhitungan di Excel. Dengan memahami panduan ini, Anda bisa memastikan perusahaan memenuhi kewajiban perpajakan secara tepat dan akurat.

Apa Itu PPh 21?

PPh 21 merupakan singkatan dari Pajak Penghasilan Pasal 21, yaitu pajak yang dikenakan atas penghasilan yang diterima oleh karyawan, baik berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, maupun pembayaran lainnya dari perusahaan. Pemerintah Indonesia menetapkan PPh 21 sebagai mekanisme pemotongan pajak langsung dari sumber penghasilan.

Lebih dari itu, PPh 21 menjadi salah satu kewajiban utama yang harus perusahaan penuhi sebagai pemotong pajak. Perusahaan berfungsi sebagai pihak ketiga yang memotong pajak dari gaji karyawan, kemudian menyetorkannya ke kas negara melalui sistem billing pajak. Jika perusahaan tidak melakukan pemotongan atau menyetorkan PPh 21 tepat waktu, sanksi administratif dan bunga keterlambatan menanti.

Siapa yang Wajib Pemotongan PPh ?

Setiap perusahaan atau pemberi kerja yang membayar penghasilan kepada karyawan wajib melakukan pemotongan PPh 21. Selain itu, ketentuan ini berlaku untuk berbagai jenis pemberi kerja, meliputi:

  • Perusahaan PT, CV, atau Firma yang mempekerjakan karyawan dengan hubungan kerja (PKWTT maupun PKWT).
  • Instansi pemerintah yang membayar gaji atau tunjangan kepada pegawai negeri sipil (PNS) dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja (PPPK).
  • Badan usaha milik negara (BUMN) atau badan usaha milik daerah (BUMD) yang mempekerjakan tenaga kerja.
  • Perusahaan asing yang memiliki bentuk usaha tetap (BUT) di Indonesia.

Sebaliknya, penghasilan yang tidak dikenakan PPh 21 meliputi penghasilan dari usaha sendiri dan penghasilan yang sudah dikenakan pajak final. Oleh karena itu, pastikan Anda mengklasifikasikan jenis penghasilan karyawan dengan benar sebelum menghitung PPh 21.

Komponen Penghasilan Kena PPh

Untuk menghitung PPh 21 secara akurat, Anda perlu memahami komponen-komponen yang termasuk dalam penghasilan kena pajak. Berikut penjelasannya.

Penghasilan Pokok

Penghasilan pokok mencakup gaji pokok atau upah yang perusahaan bayarkan kepada karyawan secara rutin setiap bulan. Komponen ini menjadi dasar utama perhitungan PPh 21.

Tunjangan Tetap

Selain itu, tunjangan tetap yang perusahaan bayarkan secara berkala termasuk dalam penghasilan kena pajak. Contohnya meliputi tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan komunikasi, dan tunjangan tempat tinggal. Komponen ini akan dijumlahkan dengan penghasilan pokok sebelum dihitung PPh 21-nya.

Tunjangan Tidak Tetap

Berbeda dengan tunjangan tetap, komponen tidak tetap seperti uang lembur, bonus, hadiah, dan komisi juga termasuk penghasilan kena pajak. Akan tetapi, penanganannya berbeda karena tunjangan tidak tetap yang bersifat bulanan akan masuk ke penghasilan bruto, sedangkan yang bersifat insidentil (sekali bayar) akan mengikuti perhitungan PPh 21 bulanan.

Fasilitas yang Dikenakan PPh

Beberapa fasilitas tertentu yang perusahaan berikan kepada karyawan juga dikenakan PPh 21. Misalnya, kendaraan dinas yang bisa dipergunakan untuk kepentingan pribadi, biaya perjalanan dinas di luar kepentingan pekerjaan, dan premi asuransi yang melebihi batas tidak kena pajak (PTKP).

Faktor Pengurang dalam Perhitungan PPh

Setelah mengetahui komponen penghasilan, Anda juga perlu memahami faktor-faktor pengurang yang mengurangi penghasilan bruto karyawan. Berikut penjelasannya.

Biaya Jabatan

Pertama-tama, biaya jabatan merupakan pengurang sebesar 5% dari penghasilan bruto, dengan batas maksimal Rp 500.000 per bulan. Biaya jabatan ini perusahaan potong langsung dari penghasilan karyawan sebelum menghitung PPh 21.

Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

Selanjutnya, iuran yang karyawan bayarkan untuk BPJS Kesehatan, JHT, dan JP juga dapat Anda kurangkan dari penghasilan bruto. Lebih dari itu, pastikan Anda hanya mengurangkan iuran yang dibayarkan oleh karyawan, bukan iuran yang ditanggung oleh perusahaan. Komponen pengurang ini harus sesuai dengan data yang terlapor ke BPJS.

BPJS Kesehatan di Atas Batas Tertentu

Terdapat ketentuan khusus mengenai iuran BPJS Kesehatan yang dapat dikurangkan. Jika penghasilan karyawan lebih besar dari Rp 12.000.000 per bulan, iuran BPJS Kesehatan yang melebihi 4% dari penghasilan tidak dapat Anda kurangkan dari penghasilan bruto. Oleh karena itu, pastikan Anda memperhatikan ketentuan ini saat menghitung PPh 21.

Biaya Jaminan Hari Tua (JHT)

Selain itu, iuran JHT yang karyawan bayarkan juga dapat dikurangkan dari penghasilan bruto dengan batas maksimal Rp 300.000 per bulan. Ketentuan ini berlaku untuk penghitungan PPh 21 mulai tahun pajak tertentu sesuai peraturan terbaru.

PTKP: Batas Penghasilan yang Tidak Kena Pajak

Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) merupakan batas penghasilan tertentu yang peraturan tetapkan agar karyawan tidak dikenakan PPh 21. Besaran PTKP bergantung pada status dan jumlah tanggungan karyawan.

  • TK/0 (Tidak Kawin, tidak ada tanggungan): Rp 54.000.000 per tahun
  • TK/1: Rp 58.500.000 per tahun
  • TK/2: Rp 63.000.000 per tahun
  • TK/3: Rp 67.500.000 per tahun
  • K/0 (Kawin, tidak ada tanggungan): Rp 58.500.000 per tahun
  • K/1: Rp 63.000.000 per tahun
  • K/2: Rp 67.500.000 per tahun
  • K/3: Rp 72.000.000 per tahun
  • K/3 dengan penghasilan istri dipotong PPh 21: Rp 81.000.000 per tahun

Dengan demikian, semakin besar tanggungan karyawan, semakin tinggi pula PTKP-nya. Pastikan Anda meminta data status dan tanggungan karyawan saat awal masa kerja agar perhitungan PPh 21 tepat.

Cara Menghitung PPh Secara Manual

Berikut langkah-langkah menghitung PPh 21 secara manual sesuai peraturan perpajakan yang berlaku.

Langkah 1: Hitung Penghasilan Bruto

Pertama, jumlahkan seluruh komponen penghasilan karyawan, meliputi gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap (jika ada).

Penghasilan Bruto = Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Tunjangan Tidak Tetap

Langkah 2: Kurangi Biaya Jabatan

Kedua, kurangkan biaya jabatan sebesar 5% dari penghasilan bruto (maksimal Rp 500.000 per bulan) dari penghasilan bruto.

Penghasilan Bruto – Biaya Jabatan (5%, maks Rp 500.000)

Langkah 3: Kurangkan Iuran BPJS Karyawan

Ketiga, kurangkan iuran BPJS Kesehatan, JHT, dan JP yang dibayarkan oleh karyawan dari hasil langkah sebelumnya.

Langkah 4: Hitung Penghasilan Kena Pajak

Keempat, kurangkan PTKP dari penghasilan neto. Apabila hasilnya positif, berarti karyawan memiliki penghasilan kena pajak. Sebaliknya, jika hasilnya nol atau negatif, karyawan tidak perlu dipotong PPh 21.

Penghasilan Kena Pajak = Penghasilan Neto – PTKP

Langkah 5: Hitung PPh Terutang

Terakhir, kalikan penghasilan kena pajak dengan tarif pajak progresif yang berlaku. Tarif PPh 21 menggunakan sistem progresif sebagai berikut:

  • Rp 0 – Rp 50.000.000: 5%
  • Rp 50.000.001 – Rp 250.000.000: 15%
  • Rp 250.000.001 – Rp 500.000.000: 25%
  • Di atas Rp 500.000.000: 30%

PPh 21 Terutang = Penghasilan Kena Pajak × Tarif PPh 21

Contoh Perhitungan PPh 21 Karyawan

Untuk memudahkan pemahaman, berikut simulasi lengkap perhitungan PPh 21 dengan contoh data karyawan.

Data Karyawan

Nama: Siti
Status: Kawin, 1 Tanggungan (K/1)
PTKP: Rp 63.000.000 per tahun atau Rp 5.250.000 per bulan
Gaji Pokok: Rp 8.000.000
Tunjangan Tetap: Rp 1.000.000
BPJS Kesehatan (iuran karyawan 4%): Rp 360.000
JHT (iuran karyawan 2%): Rp 180.000
JP (iuran karyawan 2%): Rp 180.000

Rincian Perhitungan

Penghasilan Bruto:

  • Gaji Pokok: Rp 8.000.000
  • Tunjangan Tetap: Rp 1.000.000
  • Total Penghasilan Bruto: Rp 9.000.000

Biaya Jabatan (5% dari Rp 9.000.000):

  • Rp 9.000.000 × 5% = Rp 450.000

Iuran BPJS Karyawan:

  • BPJS Kesehatan: Rp 360.000
  • JHT: Rp 180.000
  • JP: Rp 180.000
  • Total Iuran BPJS: Rp 720.000

Penghasilan Neto:

  • Rp 9.000.000 – Rp 450.000 – Rp 720.000 = Rp 7.830.000

Penghasilan Kena Pajak:

  • Rp 7.830.000 – Rp 5.250.000 (PTKP K/1) = Rp 2.580.000

PPh 21 Terutang (5% × Rp 2.580.000):

  • Rp 129.000 per bulan

Jadi, Siti akan terkena potongan PPh 21 sebesar Rp 129.000 dari gajinya setiap bulan.

Tarif PPh 21 untuk Karyawan Asing

Perlu Anda ketahui, tarif PPh 21 untuk karyawan asing memiliki ketentuan yang berbeda. Pada dasarnya, karyawan asing yang bekerja di Indonesia dikenakan tarif pajak yang lebih tinggi dibandingkan WNI. Peraturan terbaru mengatur tarif PPh 21 karyawan asing sebagai berikut:

  • Masa kerja kurang dari 183 hari: 20% dari penghasilan bruto
  • Masa kerja 183 hari atau lebih: mengikuti tarif progresif yang berlaku untuk WNI

Oleh karena itu, pastikan Anda membedakan status karyawan WNI dan asing saat menghitung PPh 21 agar perhitungan sesuai ketentuan.

Cara Menghitung PPh di Excel

Selain menghitung secara manual, Anda bisa menggunakan Excel untuk mempercepat proses perhitungan PPh 21. Berikut panduan langkah demi langkah.

Buat Tabel Input Data Karyawan

Buka Excel dan buat tabel dengan kolom berikut: Nama Karyawan, Gaji Pokok, Tunjangan Tetap, Tunjangan Tidak Tetap, Iuran BPJS Kesehatan, Iuran JHT, Iuran JP, dan Status PTKP. Kolom-kolom ini menjadi dasar seluruh perhitungan.

Buat Kolom Perhitungan Otomatis

Selanjutnya, buat kolom terpisah untuk menghitung penghasilan bruto, biaya jabatan, penghasilan neto, penghasilan kena pajak, dan PPh 21 terutang. Gunakan rumus Excel seperti =SUM() untuk menjumlahkan penghasilan dan =MIN() untuk membatasi biaya jabatan maksimal Rp 500.000.

Gunakan Fungsi VLOOKUP untuk Tarif PPh 21

Terakhir, buat tabel referensi tarif PPh 21 progresif, lalu gunakan fungsi VLOOKUP atau IFS untuk mengambil tarif yang sesuai berdasarkan penghasilan kena pajak. Dengan cara ini, seluruh perhitungan berjalan otomatis hanya dengan mengubah data input karyawan.

Perhitungan PPh Saat Karyawan Resign

Ketika karyawan resign di tengah tahun, perhitungan PPh 21 harus Anda lakukan dengan mempertimbangkan masa kerja selama setahun. Sebagai penghitungan sementara, Anda boleh menghitung PPh 21 berdasarkan penghasilan sejak awal tahun hingga tanggal resign. Setelah itu, Anda harus melakukan rekonsiliasi akhir tahun untuk menyesuaikan penghitungan dengan penghasilan aktual selama masa kerja.

Tips Mengelola PPh 21 secara Efektif

Mengelola PPh 21 membutuhkan ketelitian dan konsistensi. Berikut beberapa tips yang bisa membantu Anda.

Lakukan Rekonsiliasi Secara Berkala

Pertama-tama, pastikan Anda selalu mencocokkan data penggajian dengan data yang dilaporkan ke DJP melalui SPT Tahunan PPh 21. Selain itu, pastikan seluruh pemotongan PPh 21 sudah Anda setorkan tepat waktu melalui e-Billing.

Segera Update Data Karyawan

Kemudian, segera laporkan perubahan data karyawan seperti kenaikan gaji, perubahan status PTKP, atau ketika karyawan resign. Keterlambatan pelaporan bisa menyebabkan selisih perhitungan pajak yang merugikan perusahaan atau karyawan.

Gunakan Software HR yang Terintegrasi

Terakhir, pertimbangkan untuk menggunakan software HR seperti PaYou HR yang memiliki fitur integrasi perpajakan. Dengan software ini, perhitungan PPh 21 berjalan otomatis sesuai peraturan terbaru sehingga Anda tidak perlu menghitung secara manual.

Kesimpulan

Cara menghitung PPh 21 karyawan memang memerlukan pemahaman yang baik mengenai komponen penghasilan, faktor pengurang, dan tarif pajak yang berlaku. Dengan mengikuti panduan di atas, kini Anda bisa menghitung PPh 21 secara tepat dan memastikan perusahaan memenuhi kewajiban perpajakan.

Bagi Anda yang merasa kesulitan mengelola perhitungan PPh 21 secara manual, gunakan software payroll yang mengotomatiskan seluruh perhitungan. Kunjungi halaman produk PaYou HR untuk menemukan solusi pengelolaan pajak karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Artikel Terkait: