Banyak yang mengira bahwa tugas dari HRD ‘hanya’ merekrut orang saja. Idealnya, profesi HRD mengharuskan staffnya untuk bisa menelurkan rencana terbaik guna mengembangkan kualitas SDM perusahaannya. Namun sayangnya, kenyataannya banyak sekali waktu HRD yang habis untuk urusan yang birokratis. Padahal, pekerjaan tersebut akan jauh lebih efisien dengan menggunakan aplikasi payroll online.
Tidak sedikit pemilik usaha yang belum menyadari bahwa beban administrasi manual seperti itu hanya membuat HRD kehabisan energi untuk memikirkan pengembangan karyawan. Hal inilah yang membuat orang kerap meremehkan profesi HRD, karena hanya dianggap sebagai divisi pendukung, bukan mitra strategis.
Oleh karena itulah, kali ini kami akan mengulas kemudahan apa saja yang bisa divisi HRD dapatkan dengan menggunakan aplikasi payroll online. Yuk simak ulasan berikut!
Tantangan Umum HRD
Sebelum melangkah lebih jauh untuk membahas aplikasi payroll, kita harus paham dulu apa saja keresahan umum HRD. Banyak staff HRD, khususnya di sektor UKM dan perusahaan berkembang yang masih terjebak dalam siklus administratif yang ribet.
Siklus ini membuat staff HRD terjebak dalam tugas-tugas klerikal dan repetitif, sehingga waktu, tenaga, dan kemampuan kognitif mereka akan tergerus. Tugas-tugas ini meliputi input data absensi manual, rekap lembur, perhitungan pajak rumit, hingga mencetak slip gaji fisik.
Sebuah statistik global menunjukkan bahwa staff HRD menghabiskan 57% waktu mereka untuk tugas-tugas administratif. Jika mereka kerja 40 jam seminggu, maka lebih dari 22 jam waktu mereka habis bukan untuk mencetak talenta baru perusahaan, melainkan untuk mengelola kertas dan spreadsheet. Selain itu, ada beberapa dampak negatif dari siklus administratif ini seperti:
- Kelelahan Secara Emosional: Beban administratif yang berlebihan nyatanya sangat tidak baik untuk kesehatan mental. Ketergantungan pada data manual yang rentan kekeliruan menciptakan tekanan yang tinggi pada praktisi HRD. Maka dari itu, tak heran jika banyak orang HRD harus lembur hingga larut malam pada tanggal 20-25 setiap bulan hanya untuk merekap data.
- Inefisiensi Biaya: Proses manual, seteliti apapun orangnya, pasti memiliki batasnya. Lelah mata, gangguan fokus, hingga kompleksitas data itu sendiri membuat kekeliruan jadi sulit dihindari. Jika kesalahan tersebut diakumulasi dalam setahun, kemungkinan besar total kerugiannya akan lebih besar dari pada berlangganan aplikasi payroll online.
Kemudahan Utama Aplikasi Payroll Online
Sekarang, kita telah memahami apa saja tantangan umum yang sering dialami HRD. Namun jangan panik, karena nyatanya tantangan tersebut bisa teratasi dengan software payroll online. Berikut ini adalah kemudahan utama aplikasi payroll yang bisa Anda dapatkan:
1. Akses Berbasis Cloud yang Fleksibel
Keunggulan paling mendasar aplikasi payroll adalah arsitekturnya yang berbasis cloud. Berbeda dengan sistem on-premise yang mengikat data pada satu server fisik atau perangkat tertentu di kantor, sistem cloud dapat menyediakan akses yang lebih fleksibel.
Seperti yang kita ketahui, model kerja remote dan hybrid semakin lazim, sehingga bisnis sangat mengutamakan fleksibilitas kerja. Sistem manual dengan segala keterbatasan fisiknya ternyata menjadi hambatan besar.
Dengan aplikasi cloud, HRD dapat memproses penggajian dari mana saja. Baik itu di kantor, rumah, kafe, saat perjalanan dinas, dll. Selain itu, data karyawan dijamin tetap aman dan tidak rentan hilang atau rusak karena faktor bencana fisik, karena Anda bisa mengaksesnya di mana saja.
2. Meningkatkan Kemandirian Karyawan
HRD sering kali mendapatkan pertanyaan dan permintaan administratif dari karyawan seperti menanyakan sisa jatah cuti, meminta dokumen slip gaji 3 bulan lalu, hingga menyelesaikan sengketa absensi.
Namun, aplikasi payroll memiliki portal Employee Self-Service (ESS). Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengunduh slip gaji mereka dari bulan apapun sendiri kapan saja lewat HP. Karyawan juga bisa langsung melihat sisa jatah cutinya di aplikasi, sehingga transparansi juga akan meningkat.
3. Perhitungan Pajak Otomatis
Sejak Januari 2024, pemerintah resmi memberlakukan skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) untuk pemotongan PPh pasal 21. Hanya saja, rumus perhitungan ini sangatlah rumit, terlebih lagi jika kita hanya menggunakan Excel.
Skema TER memiliki kategorisasi yang rumit. HRD harus mengelompokkan setiap karyawan ke dalam kategori TER A, B, atau C berdasarkan status perkawinan dan tanggungan. Kesalahan kategorisasi tentu saja akan menyebabkan kesalahan tarif, yang bisa berimplikasi buruk secara legal dalam jangka panjang.
Belum lagi tarif TER ini hanya berlaku untuk masa pajak Januari-November. Untuk masa pajak bulan Desember, perhitungannya harus kembali menggunakan tarif pasal 17 ayat (1) huruf a UU PPh yang disetahunkan. Kerumitan metode ini akan sangat berisiko jika kita melakukannya secara manual.
Sebagai solusi, aplikasi payroll canggih seperti PaYou HR menawarkan fleksibilitas tinggi dalam penyusunan komponen gaji. Anda dapat menyusun variabel-variabel pajak, termasuk dengan skema tarif TER, sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Setelah Anda men-setup variabel dan rumusnya dengan tepat, maka PaYou HR dapat mengeksekusi perhitungannya secara otomatis
4. Laporan Tersedia Setiap Saat
Dalam sistem manual, penyusunan laporan biaya tenaga kerja untuk keperluan rapat manajemen ternyata bisa memakan waktu berhari-hari. Kita harus menarik data dari berbagai sumber seperti mesin absen, file lembur, data bonus, dll. Belum lagi kita juga harus menyatukan, membersihkan, dan memformat ulang laporannya.
Namun dengan software payroll online, semua proses tersebut telah terintegrasi dan terpusat ke dalam satu database. Sistem dapat menghasilkan laporan-laporan krusial secara instan seperti gaji, pajak, BPJS, dan bahkan analisis biayanya.
Baca Juga: Aplikasi HRMS dan HRD: Kunci Sukses Mengelola SDM
Kenapa Aplikasi Online Lebih Aman dari Sistem Offline?
Kekhawatiran umum dalam adopsi teknologi digital di Indonesia adalah perihal keamanan data. Banyak orang yang masih percaya bahwa data di internet lebih rawan hilang dan tercuri, sementara data di laptop seperti file spreadsheet lebih aman karena mereka mengendalikannya sendiri. Padahal, kenyataan mengatakan sebaliknya. Berikut adalah penjelasan faktanya:
1. Hardware Lebih Rentan Rusak
Laptop memiliki memori penyimpanan berupa HDD atau SSD, yang mana seluruh file pada laptop pasti tersimpan di situ. Namun, selayaknya komponen fisik, HDD dan SSD memiliki masa pakai yang terbatas dan pasti akan rusak.
Jika data gaji tersimpan di satu laptop tanpa backup yang memadai, maka risiko kehilangan seluruh riwayat tersebut juga bertambah besar. Terlebih lagi biaya jasa pemulihan data fisik sangatlah mahal, yang berkisar antara Rp1-5 juta.
2. Rentan Kesalahan Manusia
Statistik menunjukkan bahwa 29%-40% kasus kehilangan data ternyata datang dari faktor kecerobohan manusia itu sendiri. Penyebab ini ternyata lebih signifikan dari pada faktor serangan hacker.
Bentuk kesalahannya bisa meliputi tidak sengaja menghapus file penting, menumpahkan cairan ke laptop yang membuatnya rusak, hingga kehilangan laptop karena pencurian. Dalam sistem offline, tidak ada mekanisme pencadangan data yang mumpuni.
3. Ancaman Hacker
Server lokal dan komputer kantor yang jarang diperbarui adalah sasaran yang sangat empuk bagi hacker. Begitu terjangkit ransomware, seluruh file Excel yang penting tiba-tiba akan terenkripsi dan tidak bisa terbuka.
Modus ini dilakukan hacker guna meminta tebusan pada pihak perusahaan. Sayangnya, jika kita membayar jumlah tebusan tersebut, hal itu bukan berarti mereka akan mengembalikan data kita.
Kesimpulan
Demikian ulasan seputar kemudahan aplikasi payroll online untuk HRD. Dari sini, kita tahu bahwa sistem manual hanya akan menggerus kas perusahaan dan juga kesehatan mental pegawai HRD secara perlahan. Oleh karenanya, transformasi ke sistem digital menjadi sangat krusial di era ini.