Dunia kerja sering kali menuntut kita untuk bisa selalu sigap dalam menyiapkan segala jenis laporan. Bayangkan jika direktur meminta data kontrak beberapa karyawan tepat pada saat itu juga. Namun karena sistem kantor Anda masih manual, Anda harus mengobrak-abrik lemari arsip selama 30 menit, yang mana belum tentu berkasnya masih ada atau tidak. Ini adalah contoh di mana aplikasi data karyawan jadi sangat berguna.
Mengelola data karyawan secara manual, baik itu dengan kertas atau file Excel sebenarnya adalah bom waktu yang tertunda. Meski lebih murah dalam jangka pendek, tapi biaya akibat risiko human error bisa jauh lebih besar. Data tercerai-berai, sulit diupdate, dan rawan hilang. Karena itulah kali ini kami akan mengulas bagaimana aplikasi data karyawan seperti PaYou HR dapat mengatasi masalah tersebut.
Masalah Umum Pengelolaan SDM Manual
Karena masih banyak yang menggunakan cara kerja tradisional, sering kali divisi HRD di berbagai perusahaan harus bergelut dengan masalah remeh-temeh yang menyita banyak waktu. Berikut ini adalah beberapa masalah umum yang sering kita temui pada sistem pengelolaan SDM secara manual:
1. Fragmentasi Informasi
Salah satu masalah utama manajemen SDM konvensional adalah data yang terpecah-pecah ke berbagai sumber. Misalnya, data rekrutmen tersimpan di dumpukan CV fisik atau email staff rekrutmen, data absensi tersimpan di mesin fingerprint, dan data gaji tersimpan di file Excel milik laptop staff payroll.
Masalahnya, misal ada seorang karyawan yang menikah atau pindah alamat, pembaruan data karyawan tersebut jadi kurang terkoordinasi. Mungkin di spreadsheet gaji datanya sudah berubah, tapi sayangnya tidak demikian di database asuransi kesehatan. Inkonsistensi seperti inilah yang sering menjadi risiko ketika ada keadaan darurat.
Di sisi lain, staff HRD harus memasukkan data yang sama berulang kali ke sistem yang berbeda beda. Mereka harus memasukkan nama karyawan secara manual ke sistem absensi, lalu diketik lagi ke sistem penggajian, lalu ke portal BPJS, dll. Proses ini tidak hanya membuang-buang produktivitas, tapi juga memperbesar risiko typo.
2. Risiko Salah Hitung
Dari masalah yang lain, mungkin inilah yang paling berbahaya. Dengan skema upah dan potongan di Indonesia yang kompleks, tampaknya agak mustahil untuk bisa menghitung ratusan gaji karyawan dengan 100% akurat. Setitik salah input angka atau rumus dalam Excel bisa berakibat fatal.
Sebagai contoh, kelebihan bayar gaji sangat sulit, jika tidak mustahil untuk kita tarik kembali. Begitupun jika ada denda dari kantor pajak akibat kesalahan hitung setoran PPh 21. Hal ini bisa menimbulkan kerugian finansial langsung bagi perusahaan. Belum lagi implikasi hukum yang harus perusahaan hadapi akibat salah perhitungan.
Lalu, gaji adalah isu yang sangat sensitif bagi karyawan. Jika ada kekurangan atau keterlambatan bayar akibat salah hitung, karyawan akan kehilangan motivasi untuk bekerja secara optimal. Dalam jangka panjang, ini bisa menciptakan angka turnover yang tinggi, yang dapat memperburuk reputasi perusahaan.
3. Rentan Kecurangan
Sistem absen yang masih tradisional membuka celah yang lebih lebar bagi karyawan untuk melakukan kecurangan seperti titip absen. Selain itu, sistem ini juga sulit memantau kehadiran tenaga kerja lapangan seperti sales atau teknisi.
Kekurangan semacam ini bisa berdampak pada pembengkakan biaya tenaga kerja. Perusahaan bisa saja membayar gaji penuh dan bahkan bonus pada karyawan yang sebenarnya tidak efektif dalam bekerja. Sebaliknya, karyawan yang lebih dedikasi malah kurang mendapatkan apresiasi. Hal ini bisa meningkatkan kecemburuan antar karyawan.
Baca Juga: Aplikasi HR Indonesia: Mengoptimalkan Pengelolaan Karyawan
Keunggulan PaYou HR, Aplikasi Data Karyawan Terbaik
Sesudah memahami masalah umum pada pengelolaan SDM kantor, jangan panik dulu. Faktanya, ada solusi yang modern dan terintegrasi untuk mengatasi semua masalah itu. Ya, apa lagi kalau bukan dengan menggunakan PaYou HR, aplikasi data karyawan terbaik dan terjangkau. Dengan PaYou HR, Anda bisa mendapatkan fitur-fitur berikut:
1. Data Karyawan yang Tersentralisasi
Keunggulan utama aplikasi data karyawan seperti PaYou HR adalah kemampuannya untuk memusatkan seluruh informasi karyawan. Alih-alih harus repot mengutak-atik arsip dokumen di lemari atau scrolling folder dan file Excel di laptop, kini seluruh data karyawan akan tersedia dan bisa diakses secara instan lewat aplikasi.
Proses pencarian data yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari, kini bisa selesai dalam hitungan detik dengan memasukkan keyword tertentu. Aksesnya pun terjamin aman karena tersimpan dalam sistem cloud yang terenkripsi dengan canggih. Kita pun tidak perlu khawatir untuk kehilangan data lagi, karena sistem bisa melakukan backup data otomatis secara berkala.
2. Seluruh Dokumen Akan Terdigitalisasi
Sistem pengelola data karyawan modern juga mencakup repositori dokumen digital. Seluruh dokumen penting seperti perjanjian kerja (PKWT/PKWTT), salinan KTP/NPWP, ijazah, sertifikat pelatihan, surat peringatan, hingga hasil evaluasi kinerja akan tersimpan dalam format digital yang terenkripsi.
Dengan begitu, kebutuhan untuk ruang kantor untuk lemari arsip dan pengadaan kertas/tinta bisa berkurang secara drastis. Lalu jika ada audit internal atau eksternal, HRD dapat menyajikan seluruh bukti yang diminta dengan cepat. Selain itu, kerahasiaan data juga akan terjaga, karena kita bisa mengatur aksesnya secara khusus ke manajer HRD saja.
3. Integrasi Self-Service
PaYou HR bisa kita unduh secara gratis di Google Play Store baik untuk perusahaan maupun karyawan. Biaya berlangganannya pun sangat terjangkau. Karena data karyawan seperti slip gaji dan cuti/izin jadi lebih transparan, maka mereka bisa melihat dan mengulasnya secara mandiri, atau dalam hal ini disebut sebagai self-service.
Hal ini tentunya kontras dari sistem manual. Jika karyawan berganti status seperti menikah atau pindah rumah, mereka harus mengisi formulir kertas dan menyerahkannya ke HRD. Lalu, HRD pun masih harus mengetik ulang data tersebut untuk menginputnya ke file Excel.
Namun dengan PaYou HR, karyawan bisa memperbarui profil mereka sendiri langsung pada aplikasi baik itu alamat, nomor telepon, status pernikahan, penambahan anggota keluarga, dll. Tim HRD hanya perlu memverifikasi dan memberi persetujuan. Dengan demikian, beban kerja administratif HRD akan berkurang drastis.
4. Memiliki Fitur Reminder
Perusahaan yang memiliki ratusan karyawan sudah pasti memiliki kesibukan dan intensitas yang tinggi. Namun tenang saja, karena rata-rata aplikasi data karyawan pasti memiliki fitur reminder otomatis sebagai pengingat dini. Fitur ini bisa bekerja dengan akurat karena ada algoritma yang memastikan agar tidak ada tanggal penting yang terlewat.
Walau terlihat sepele, tapi sebenarnya fitur ini bisa mencegah perusahaan dari risiko hukum yang merugikan. Misal ada karyawan PKWT yang tanpa sadar terus bekerja melewati tanggal berakhirnya kontrak tanpa ada pembaruan tertulis. Dari situ, status karyawan bisa berubah “demi hukum” menjadi PKWTT. Perubahan status ini membawa kewajiban pesangon dan pensiun yang sering kali tidak dianggarkan oleh perusahaan.
Begitupun jika staff HRD lupa memperpanjang kontrak operator mesin, dan misalnya ia tetap bekerja sampai seminggu penuh setelah kontrak habis. Secara hukum, operator tersebut bisa menjadi karyawan tetap. Jika di kemudian hari perusahaan ingin memutus hubungan kerja, mereka harus membayar pesangon penuh layaknya karyawan tetap.
Kesimpulan
Nah, demikian ulasan kami seputar PaYou HR, aplikasi data karyawan terbaik di Indonesia. Dari ulasan di atas, kita jadi tahu bahwa pengelolaan data karyawan bukanlah hal yang mudah. Oleh karena itulah sistem tradisional tidak cukup untuk mengatasi masalah kompleks manajemen SDM. Kita butuh aplikasi yang lebih modern dan terintegrasi seperti PaYou HR.