Semakin banyak jumlah karyawan di suatu perusahaan, maka semakin banyak pula file spreadsheet yang ada. Saat butuh data payroll ada di laptop karyawan A, sedangkan data absen ada di laptop B, dan data cuti terselip di Email yang sudah sangat lama. Fenomena tersebut adalah contoh bagaimana merepotkannya metode manual. Oleh karenanya, perusahaan membutuhkan system database karyawan.
Tanpa sistem database yang memadai, data akan tercerai-berai. Akhirnya, terjadilah duplikasi data karena memang informasinya saja sudah tidak sinkron dari awal. HRD akan menghabiskan mayoritas waktunya hanya untuk mencocokkan data. Namun tenang saja, karena ada solusi dari masalah ini, yaitu system database karyawan. Bagi yang penasaran, ayo simak ulasan ini lebih lanjut!
Apa Bedanya File Biasa dengan Database
Banyak orang yang masih salah kaprah dan menganggap bahwa tumpukan file Excel mereka adalah bentuk dari database. Tidak sedikit pula yang mencantumkan kemampuan “pengelolaan database” pada CV mereka, walaupun yang dikelola bukanlah database. Sebanyak apapun tumpukan file Excel yang kita kelola, hal itu tidak serta merta menjadikannya sebagai database.
Yang perlu kita sadari terlebih dahulu adalah, spreadsheet itu sifatnya statis dan terisolasi. Arsitektur softwarenya adalah flat-file, yaitu data yang tersimpan tidak memiliki hubungan relasional apapun satu sama lain, kecuali kita memasukkan logika/rumus yang membuatnya berhubungan. Dengan kata lain, spreadsheet hanyalah representasi digital dari kertas, tapi dengan batasan struktural yang sama.
Di satu workbook Excel sendiri biasa memiliki banyak worksheet. Misalnya, sebuah divisi SDM mungkin menggunakan sheet A untuk mencatat demografi karyawan, sheet B untuk rekap absen dan lembur, dan sheet C untuk menghitung gaji. Ketiga sheet ini berdiri sendiri-sendiri. Data pada masing-masing sheet tidak akan berubah jika Anda mengubah salah satunya, kecuali Anda menautkannya dengan rumus yang rumit.
Nah, lain halnya dengan system database karyawan yang bersifat dinamis dan relasional. Data yang tersimpan tidak bersifat statis, tapi memang dirancang khusus agar saling berhubungan satu sama lain. Jadi jika ada satu variabel yang kita ubah pada satu sel, maka seluruh sistem juga akan mengikuti perubahannya. Semua itu secara otomatis terlaksana di belakang layar, tanpa harus memasukkan rumus rumit sedikitpun.
Sebagai contoh, ada karyawan yang menikah. Selain ia bisa mengubah status di profilnya secara mandiri pada aplikasi data karyawan, sistemnya juga akan mendeteksi perubahan ini. Jadi, secara otomatis variabel lain seperti data pajak juga akan berubah dan menyesuaikan dengan regulasi terbaru. Bukan hanya itu, data asuransi dan BPJS pun juga akan berubah secara otomatis untuk mengakomodasi anggota keluarga baru.
4 Tanda Perusahaan Sudah Wajib Memakai System Database Karyawan
Kekhawatiran besarnya biaya langganan dan keengganan untuk belajar teknologi baru adalah dua faktor terbesar yang menghambat perusahaan dalam mengadopsi sistem database karyawan. Meski demikian, ada beberapa titik kritis di mana perusahaan sudah harus memakai sistem pengelola data karyawan yang lebih modern. Di antaranya sebagai berikut:
1. Redundansi Data
Redundansi adalah kasus di mana ada banyak sekali duplikasi data. Faktor penyebabnya tak lain dan tak bukan adalah sistem administrasi yang manual tanpa adanya satu basis data terpusat. Karena itu, informasi yang ada akan bertumbuh secara liar lewat berbagai saluran baik pada email, WA, USB, hingga folder di laptop karyawan.
Jika suatu perusahaan tidak disiplin dalam menggunakan format, maka karyawannya juga sering kebingungan sendiri merapikan file dan foldernya. Meski terlihat sepele, tapi ini nyatanya adalah risiko integritas informasi perusahaan yang nyata.
Ketika ada tiga versi file master karyawan yang beredar di antara divisi HRD, keuangan, dan operasional, maka tak ada satupun yang dapat menjamin data mana yang paling besar. Nah, redundansi seperti inilah yang memaksa karyawan untuk terus-menerus melakukan validasi silang secara manual.
Sistem database sendiri dapat memecahkan masalah pelik ini, yakni dengan menyediakan satu portal tunggal di mana semua pengguna bisa melihat dan mengelola seluruh data yang sama dan valid di setiap saat.
Baca Juga: Aplikasi HR : Mengelola Data Karyawan dengan Mudah dan Aman
2. Laporan yang Lambat
Jika perusahaan mengalami pertumbuhan, tapi proses pelaporannya malah terlambat, maka pemilik usaha berhak khawatir pada sistem administrasi di perusahaannya. Bisnis sendiri menuntut arus informasi dan pengambilan keputusan yang cepat. Jika laporan dasar memakan waktu yang kurang mampu menyesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan, maka itulah tandanya Anda butuh sistem database yang canggih.
Bayangkan jika direksi meminta rekap jumlah karyawan per departemen, lengkap dengan data turnover dan beban gaji bulanan untuk keperluan rapat dewan esok hari. Dalam file Excel, permintaan ini adalah mimpi buruk. Staff HRD butuh 2 hari untuk mengunduh data absensi, mencocokkan dengan status aktif pegawai, membersihkan selingan data, membuat grafik, dan menyusunnya dalam format presentasi.
Jangka waktu dua hari tersebut adalah bentuk kebocoran produktivitas yang besar. Padahal dengan sistem database karyawan, proses tersebut bisa selesai dalam waktu 5 menit. Lewat dasbor analitik visual, rincian biaya kompensasi, dan pemetaan demografis, staff HRD bisa menyusunnya menjadi laporan yang komprehensif dengan beberapa klik saja.
3. Ketergantungan Personal
Perusahaan yang bagus pasti memiliki sistem yang tangguh dan fleksibel, sehingga mencegah ketergantungan pada satu orang saja. Jika ada satu pekerjaan di mana perusahaan sangat mengandalkan satu orang, maka sudah pasti bisnis tersebut akan kelimpungan jika orang tersebut resign.
Sayangnya, seringkali perusahaan masih memberikan seluruh tanggung jawab penggajian dan data karyawan ke 1-2 orang admin HRD senior. Merekalah yang merancang formula makro Excel yang rumit. Lebih parahnya lagi, password dari file-file penting berada di mereka semua. Misal admin tiba-tiba sakit, cuti, atau bahkan resign mendadak, operasional SDM bisa lumpuh seketika.
Beruntungnya, system database karyawan berbasis cloud membuat seluruh proses bisnis jadi demokratis. Pekerjaan tidak terpusat di satu karyawan saja, tapi tertanam pada arsitektur software. Jadi, siapapun adminnya, mereka bisa langsung melanjutkan pekerjaan dengan aman.
4. Kesalahan Gaji yang Berulang
Dari sekian tanda-tanda yang lain, mungkin inilah yang paling fatal. Dampak internal dan eksternalnya sangat buruk bagi jangka panjang perusahaan. Upah adalah hal sensitif yang tidak boleh kita ganggu gugat. Karyawan yang merasa haknya tidak terpenuhi akan kehilangan motivasi bekerja dan tidak memberikan usaha terbaiknya. Lebih buruk lagi, mereka bisa saja mengadukannya ke Disnaker.
Sistem manual menuntut staff untuk memindahkan data berulang kali setiap bulan. Risiko terbesarnya muncul pada proses sinkronisasi informasi bank. Kasusnya biasanya, jika ada karyawan yang baru saja ganti nomor rekeningnya, lalu staff payroll salah mentransfer uang. Ternyata, data tersebut belum berubah di file payroll, meski si karyawan tersebut sudah memberi tahu staff HRD berminggu-minggu sebelumnya.
Selain salah transfer, human error lain yang kerap terjadi adalah kegagalan memasukkan komponen lembur, salah menghitung tarif pajak progresif, atau lupa memasukkan potongan absen karena sistem presensi terpisah dari sistem gaji. Padahal, sistem database bisa mengintegrasikan semuanya ke dalam satu aplikasi saja.
Kesimpulan
Itulah pembahasan seputar system database karyawan. Bagi yang sudah cukup lama berkecimpung di dunia bisnis, sebenarnya sangat wajar untuk baru menyadari pentingnya database canggih setelah beberapa tahun. Namun bagi Anda yang baru memulai bisnis, maka sudah sebaiknya untuk mengimplementasikan software database karyawan sejak awal.