Bayangkan Anda staf HRD yang bertugas dalam mendistribusikan upah lemburan pada seluruh karyawan. Saat laporan keuangan akhir tahun, tiba-tiba Anda jadi kaget bukan main karena mendapatkan laporan bahwa banyak karyawan yang numpang absen, tapi tidak bekerja di hari itu. Perusahaan kehilangan jutaan rupiah per bulan untuk membayar jam kosong tersebut. Oleh karena itulah perusahaan membutuhkan sistem absensi digital.
Absensi digital sendiri adalah sistem pencatatan kehadiran pegawai berbasis cloud. Anda bisa mengaksesnya secara langsung lewat HP tanpa memerlukan alat khusus seperti mesin fingerprint. Dengan teknologi yang ada pada HP seperti GPS dan kamera, sistem absen yang canggih ini dapat mencegah berbagai kecurangan dan masalah kedisiplinan karyawan.
Modus Kecurangan Absensi yang Paling Umum
Sebelum membahas sistem absen yang canggih, kita harus mendalami terlebih dahulu apa saja modus kecurangan yang paling umum terjadi. Kecurangan sendiri sebenarnya bukan karena etos kerja yang buruk, tapi juga karena lemahnya sistem pengawasan yang ada. Berikut ini adalah 3 contoh modus kecurangan absensi yang sering ditemui:
1. Titip Absen
Titip absen adalah fenomena masalah kedisiplinan yang sudah turun temurun, dan sayangnya cukup dinormalisasi. Modusnya adalah karyawan akan mencatat kehadiran untuk rekannya yang tidak hadir atau terlambat. Kecurangan ini sudah ada sejak kantor-kantor masih menggunakan mesin kartu sampai mesin sidik jari.
Dalam sistem yang menggunakan ID Card yang dirasa sudah cukup aman, tapi kenyataannya satu karyawan bisa dengan mudah membawa lebih dari 5 kartu milik temannya untuk ditap sekaligus.
Tak jarang pelakunya tidak menganggap hal ini sebagai kecurangan, melainkan sebagai bentuk solidaritas antar rekan kerja. Padahal, dampak terhadap keuangan perusahaan cukup signifikan. Studi menunjukkan bahwa praktik ini bisa merugikan perusahaan sekitar 2-7% dari total biaya gaji tahunan. Dampaknya pun bisa sistemik dan berkelanjutan, khususnya terhadap moral karyawan.
2. Manipulasi Jam Lembur
Biaya lembur sering kali jadi sumber kebocoran anggaran. Modus ini terjadi ketika ada pegawai yang sengaja memperpanjang waktu mereka di kantor setelah jam kerja usai. Namun, kegiatannya bukan untuk bekerja, melainkan untuk aktivitas pribadi seperti mengobrol atau sekadar menunggu kemacetan reda.
Sayangnya, tak jarang sistem perusahaan yang secara otomatis menghitungnya sebagai jam lembur berbayar. Fenomena ini tidak hanya membebani perusahaan dengan biaya upah lembur yang bisa mencapai 1,5 – 2 kali lipat upah normal, tapi juga tambahan biaya operasional seperti listrik, dan fasilitas kantor.
3. Bolos di Jam Kerja
Karyawan lapangan seperti sales atau teknisi memiliki pengawasan absensi yang lebih rumit. Jika mereka harus absen di tempat terlebih dahulu, maka akan menghambat produktivitas mereka. Namun jika tidak, maka ada risiko absensi yang bocor.
Modus kecurangan yang paling umum adalah karyawan berpamitan untuk mengunjungi klien atau bekerja di lapangan, tapi kenyataannya mereka malah melakukan urusan di luar pekerjaan. Sayangnya dalam sistem manual, manajer hanya bisa bergantung pada kepercayaan atau laporan kunjungan yang sangat rentan untuk dimanipulasi.
Baca Juga: Software HRD dan Payroll : Manajemen SDM dan Penggajian
Kelebihan Absen Digital Dibanding Absen Fisik
Setelah mengetahui beberapa modus kecurangan karyawan, kini kita telah menyadari betapa pentingnya aplikasi absen digital. Ekosistem digital berbasis aplikasi sendiri memberikan kelebihan yang sangat signifikan dari pada absen fisik. Berikut adalah beberapa kelebihan dari sistem absen yang terdigitalisasi:
- Hemat Biaya: Banyak aplikasi HRD dengan fitur absensi digital yang memiliki biaya langganan terjangkau. Setelah berlangganan, aplikasi bisa langsung dipakai oleh seluruh karyawan. Lain halnya dengan mesin fisik yang memiliki biaya pemasangan dan pemeliharaan yang cukup mahal.
- Pemeliharaan Lebih Mudah: Pihak penyedia layanan aplikasi akan menanggung seluruh pemeliharaan server dan pembaruan software secara terpusat, jadi Anda tinggal terima jadi saja. Di sisi lain, jika mesin sidik jari rusak, maka data absensi bisa hilang jika mesin tidak segera diperbaiki oleh teknisi.
- Lebih Higienis: Pandemi telah mengajarkan betapa pentingnya standar kesehatan di tempat kerja. Mesin fingerprint merupakan titik kontak yang disentuh ratusan orang setiap hari, sehingga berpotensi menjadi sarana penyebaran virus dan bakteri. Di sisi lain, sistem digital memungkinkan karyawan untuk check-in lewat HP mereka sendiri.
Fitur Sistem Absen Digital
Software absensi digital tentunya memiliki banyak fitur canggih yang dapat merekap seluruh data kehadiran secara real-time. Berikut ini kami telah merangkum fitur-fitur apa saja yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi absensi yang modern:
1. Validasi Lokasi
Validasi lokasi adalah fitur paling krusial yang membuat aplikasi absensi jauh lebih unggul dari sistem manual. Fitur ini dilengkapi dengan mekanisme geofencing, di mana HRD dapat menetapkan lokasi kantor atau situs proyek dalam radius tertentu. Dengan begitu, karyawan hanya bisa melakukan absen jika mereka sudah berada dalam radius tersebut.
Bisnis modern sendiri menuntut fleksibilitas lokasi yang tinggi. Jadi jika Anda punya banyak gerai atau cabang, maka Anda bisa mendaftarkan banyak geofence sekaligus. Seorang manajer area yang menangani 5 toko dapat melakukan check-in di toko mana pun yang menjadi tanggung jawabnya.
2. Verifikasi Wajah
Jika fitur verifikasi lokasi akan menjawab pertanyaan “di mana karyawan berada?”, maka fitur verifikasi wajah menjawab pertanyaan “siapa yang melakukan absensi?”. Dari sini sudah terbayang kan, bahwa fitur ini agaknya dirancang khusus untuk mencegah modus titip absen.
Dengan verifikasi wajah, absensi memerlukan foto selfie secara real-time, sehingga cukup mustahil bagi karyawan untuk menitipkan absensi pada orang lain. Terlebih lagi, fitur ini biasanya sudah dilengkapi teknologi AI yang canggih, sehingga deteksi wajah akan semakin karena mampu membedakan wajah asli dengan buatan seperti foto atau video.
3. Manajemen Shift
Manajemen shift adalah salah satu aspek manajemen yang paling rumit bagi divisi HRD, khususnya pada perusahaan yang beroperasi 24/7 seperti manufaktur, kesehatan, atau perhotelan.
Beruntungnya, aplikasi absensi digital mampu menawarkan solusinya dengan mengatur pola siklus shift seperti 4 hari masuk dan 2 hari libur, atau rotasi pagi-siang-malam. Semuanya akan berjalan berulang secara otomatis sepanjang tahun.
Selain itu, karyawan dapat melihat langsung jadwal kerja mereka langsung di aplikasi. Biasanya ada fitur pengingat yang akan memberi tahu karyawan sebelum shift mereka mulai, setidaknya satu jam sebelumnya. Dengan begitu, angka keterlambatan bisa berkurang.
Terlebih lagi, beberapa aplikasi memiliki fitur tukar shift. Jika seorang karyawan berhalangan hadir pada jadwal tertentu, maka mereka bisa langsung mengajukan tukar shift dengan rekan kerja lain lewat aplikasi. Jika kedua belah pihak telah setuju, maka mereka hanya tinggal menunggu approval dari manajer.
4. Digitalisasi Izin, Cuti, dan Lembur
Dengan bantuan sistem digital, seluruh administrasi personalia akan menjadi paperless. Proses manual pengajuan cuti atau izin sakit sering kali membutuhkan formulir kertas yang mudah hilang.
Namun dengan adanya aplikasi, karyawan cukup memfoto surat keterangan dokter dan mengunggahnya ke menu izin sakit di aplikasi. Semua buktinya akan aman tersimpan di cloud.dan aksesnya tersedia kapan saja.
Dengan begitu, manajer atau staf HRD bisa memprosesnya (baik setuju atau tidak) dengan lebih cepat. Data yang sudah disetujui akan mengalir secara otomatis ke modul payroll. Jadi, sistem akan mengotomatisasi proses perhitungan komponen gaji berdasarkan data absensi yang valid.
Kesimpulan
Tak perlu diragukan lagi, sistem absen digital adalah langkah yang sangat penting bagi perusahaan di seluruh Indonesia untuk mengurangi risiko kecurangan karyawan. Jika kecurangan sudah berkurang secara signifikan, niscaya bibit etos kerja yang disiplin akan tumbuh, yang dalam jangka panjang akan berdampak positif pada pertumbuhan usaha.