Bagi para pengusaha, apakah masih ada yang sering menjumpai masalah klasik kedisiplinan karyawan seperti titip absen? Atau mungkin karyawan sudah absen secara jujur karena Anda memakai mesin fingerprint, tapi sayangnya antreannya harus mengular panjang setiap jam 8 pagi? Beruntungnya, fenomena ini bisa segera teratasi jika Anda menggunakan aplikasi absensi yang canggih.
Banyak yang menganggap bahwa mesin fingerprint sudah cukup canggih karena mengandalkan sidik jari. Padahal, mesin absen fisik seperti ini bersifat kaku, karena tidak bisa memantau tim yang WFH, atau tim sales yang melapor langsung ke klien. Oleh karenanya, perusahaan modern membutuhkan aplikasi absensi yang terinstal di setiap HP karyawan, sehingga rekap kehadiran jadi lebih akurat dan transparan.
Keterbatasan Mesin Fingerprint
Mesin scan sidik jari memang pernah menjadi teknologi yang revolusioner, setidaknya sampai sebelum tahun 2020 kemarin. Namun, keadaan pasca pandemi mendorong digitalisasi ekonomi secara massal. Orang-orang bisa tetap bekerja dari rumah masing-masing, dan bahkan hasilnya lebih produktif. Sayangnya, mesin fingerprint tidak bisa mencatat kehadiran karyawan yang tidak ke kantor.
Perlu diingat bahwa mesin absensi fisik adalah perangkat elektronik dengan umur terbatas. Sensor optiknya rentan aus, dan komponen internalnya rentan debu. Biaya perbaikan atau penggantiannya pun juga tidak murah, dan bisa membengkak seiring waktu. Belum lagi data kehadiran karyawan hanya tersimpan secara lokal di memori mesin, dan hanya bisa diambil secara manual seperti lewat USB.
Sifatnya yang statis dan terikat lokasi juga membuat mesin fingerprint jadi makin tak relevan di era digital ini. Coba bayangkan tim yang mayoritas waktunya berada di lapangan seperti sales atau teknisi, bukankah akan sangat rumit jika mereka harus datang ke kantor dulu hanya untuk absen? Mesin absen pun juga tak bisa memastikan produktivitas tim di lapangan.
Lalu, keterbatasan mesin fingerprint yang cukup mengagetkan adalah perkara higienitas. Ternyata, ada penelitian yang menemukan bahwa scanner mesin absensi dapat menampung mikroba sampai 150 ribu koloni. Terlebih lagi, juga terdeteksi adanya bakteri patogen yang bisa menimbulkan risiko infeksi kulit. Oleh karena itulah sistem absensi sudah selayaknya ditransformasi ke aplikasi digital.
Kelebihan Aplikasi Absensi
Mengingat banyaknya keterbatasan pada mesin absen fisik, aplikasi absensi digital hadir sebagai solusi. Lebih hebatnya lagi, software absensi ini tidak hanya mendigitalisasi proses pencatatan, tapi juga dapat memantau kinerja hingga mengelola administrasi SDM kantor. Berikut ini adalah beberapa kelebihan dari aplikasi absensi:
1. Validasi Ganda Wajah dan Lokasi
Mesin fingerprint hanya mengandalkan validasi tunggal berdasarkan lokasi, sedangkan aplikasi absensi menggabungkannya dengan validasi wajah lewat teknologi biometrik yang canggih.
Dilengkapi dengan algoritma AI, aplikasi canggih dapat membedakan wajah manusia hidup dengan gambar wajah seperti foto atau video. Terkadang, aplikasi juga menerapkan keamanan yang lebih tinggi dengan meminta pengguna untuk berkedip atau menggelengkan kepala.
Di sisi lain, aplikasi digital juga memvalidasi lokasi lewat GPS HP. Fitur ini disebut dengan geofencing, yang memungkinkan Anda untuk menetapkan area perimeter. Misalnya, Anda bisa menetapkan radius sekitar 50 meter dari kantor atau lokasi klien. Karyawan hanya dapat melakukan absensi jika koordinat mereka berada dalam zona tersebut, sehingga akan mengeliminasi praktik kecurangan lebih lanjut.
2. Pengawasan Secara Real-time
Mayoritas aplikasi absen pasti berbasis cloud, yang membuat pemantauan bisa bekerja secara real-time. Data kehadiran bisa langsung Anda akses di dasbor manajemen, tepat ketika karyawan melakukan check-in.
Bagi tim sales atau operasional lapangan, aplikasi seperti ini dapat melacak produktivitas. Manajer dapat memantau waktu kedatangan di lokasi klien, dan juga waktu karyawan selesai dari pekerjaannya setelah melakukan check-out pada aplikasi. Dengan begitu, tim manajemen dapat segera mendeteksi kejanggalan seperti keterlambatan massal, untuk segera mengambil tindakan korektif.
3. Cuti Instan dan Transparansi Birokrasi
Aplikasi absensi online akan mendigitalisasi seluruh siklus manajemen izin, sehingga Anda tak perlu lagi menyimpan kertas formulir dan birokrasi yang ribet. Jadi, karyawan bisa mengajukan cuti, izin sakit, atau lembur dari aplikasi. Bukti pendukung seperti surat dokter bisa langsung Anda lihat pada aplikasi. Proses yang biasanya memakan waktu berhari-hari kini bisa selesai dalam hitungan menit.
Selain itu, sistem secara otomatis juga akan memotong jatah cuti karyawan saat pengajuan disetujui. Baik Anda maupun karyawan bisa mengakses data ini. Transparansi seperti inilah yang akan mengurangi risiko kesalahpahaman terkait sisa cuti di kemudian hari.
4. Hemat Infrastruktur
Karena setiap karyawan memiliki akses terhadap aplikasi absen di ponsel masing-masing, maka perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk beli mesin fingerprint dan juga biaya pemeliharaannya. Selain hemat biaya, tentunya sistem absensi digital juga menghemat waktu dengan sangat signifikan.
Jika Anda punya cabang baru, maka Anda bisa langsung menambah karyawan baru secara instan tanpa harus menunggu pengadaan mesin absen beserta perintilannya. Hal ini membuat operasional perusahaan jadi sangat fleksibel.
Dari segi keamanan pun sudah pasti terjamin, karena mayoritas aplikasi absen pasti memiliki sistem enkripsi tingkat lanjut. Aplikasi modern akan memastikan data perusahaan terpisah dari data pribadi karyawan.
Menguak Modus Fake GPS
Fake GPS adalah modus kecurangan absensi yang agak canggih, tapi kadang masih luput dari jangkauan perusahaan. Sederhananya, modus ini memungkinkan pegawai untuk memanipulasi pegawai. Biasanya modus ini memerlukan aplikasi pihak ketiga untuk memalsukan titik koordinat GPS agar seperti terlihat sedang di kantor atau lokasi lapangan.
Namun tenang saja, karena saat ini sudah banyak aplikasi canggih yang dapat mencegah kecurangan tersebut dengan beberapa mekanisme seperti berikut:
1. Deteksi Mock Location
Mock Location adalah fitur tersembunyi OS Android untuk membantu developer aplikasi yang membolehkan pengguna untuk memalsukan posisi GPS. Namun, tujuan dasar fitur ini adalah untuk membantu developer dalam menguji fungsi GPS tanpa harus berpindah lokasi. Sayangnya, fitur ini kerap kali mengalami penyalahgunaan oleh oknum yang tak bertanggung jawab.
Beruntungnya, aplikasi modern saat ini sudah mampu mendeteksi mock location ini. Jadi jika ada pegawai yang ketahuan memalsukan GPS, maka sistem akan menolak absensinya. Lokasi palsu sendiri biasanya terkunci pada satu koordinat statis yang tidak mungkin terjadi secara fisik. Jika sistem mendeteksi anomali ini, maka fitur check-in akan dinonaktifkan secara otomatis.
2. SSID Locking
Beberapa perusahaan dengan protokol ketat biasanya menggunakan aplikasi dengan fitur SSID Locking, yang mewajibkan karyawan untuk bisa absen dengan jaringan Wi-Fi milik kantor saja. Dengan mewajibkan koneksi ke jaringan tertentu, sistem dapat memastikan bahwa karyawan benar-benar berada dalam jangkauan sinyal router kantor.
Baca Juga: Software HRD dan Payroll : Manajemen SDM dan Penggajian
PaYou HR, Aplikasi Absensi Canggih yang Aman dan Efisien
Jika perusahaan Anda baru memiliki karyawan, lalu membutuhkan sistem absensi yang canggih dengan harga terjangkau, maka aplikasi PaYou HR adalah jawaban yang tepat! PaYou HR memiliki sistem enkripsi yang canggih, sehingga standar keamanan data karyawan dan perusahaan akan terjaga.
Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan absensi berbasis lokasi proyek. Sehingga karyawan lapangan bisa langsung datang ke lokasi proyek atau klien tanpa ke kantor dulu, dan absensinya bisa langsung tercatat setelah mereka melakukan check-in.
Terlebih lagi, aplikasi ini bersifat all-around karena mengintegrasikan seluruh pekerjaan HRD, salah satunya adalah payroll. Anda bisa memvalidasi dan menghitung upah lembur atau potongan denda dengan akurat. Jadi tunggu apa lagi, ayo segera instal PaYou HR untuk absensi yang lebih transparan!
Kesimpulan
Kepemimpinan owner dan kompetensi karyawan adalah kombinasi yang wajib dimiliki perusahaan untuk bisa berkembang. Namun, semua itu hanya bisa tercapai jika perusahaan memiliki kedisiplinan yang tinggi. Absensi sendiri adalah bagian yang sangat penting dari kedisiplinan, yang karenanya penggunaan aplikasi absensi di kantor menjadi sangat penting.