Tak sedikit pengusaha yang meremehkan untuk berlangganan aplikasi gaji, karena ada software yang gratis seperti Microsoft Excel. Padahal, Excel atau Spreadsheet adalah software yang bersifat generik, bukan spesifik ditujukan untuk keperluan HRD. Oleh karenanya, banyak sekali fungsi-fungsi Excel yang masih harus dilakukan dengan menginput rumus secara manual
Rata-rata pengusaha juga enggan untuk berlangganan aplikasi payroll demi menghemat kas. Padahal, biaya yang dikeluarkan akibat risiko human error bisa jauh lebih besar dalam jangka panjang dibanding harus berlangganan. Oleh karenanya, kami akan membahas perbandingan keunggulan aplikasi gaji yang terintegrasi dengan sistem manual lewat berbagai aspek. Yuk simak pembahasan berikut!
Kecepatan dan Efisiensi Waktu
Dalam manajemen operasional, waktu adalah sumber daya yang paling tidak elastis. Jadi, perbandingan antara perhitungan manual dengan aplikasi bukanlah sekedar durasi pengerjaannya saja, tapi juga menjangkau proses data yang jauh berbeda secara fundamental. Berikut adalah rincian perbedaannya:
1. Sistem Manual Cenderung Lebih Kaku
Perhitungan gaji manual cenderung bersifat kaku, sehingga staf admin/HR tidak bisa memulai mengerjakan langkah setelahnya jika langkah sebelumnya belum selesai sepenuhnya. Hal ini tentu akan sangat menghambat produktivitas, terlebih lagi data karyawan pada sistem yang manual cenderung tercerai-berai.
Contohnya, pihak HRD akan mengumpulkan berbagai data mentah yang terpecah-belah mulai dari mesin fingerprint, formulir berbasis kertas seperti cuti atau lembur, hingga dari USB pribadi milik staff. Proses pengumpulan data ini saja bisa memakan waktu sekitar 1-2 hari kerja, karena data harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum disatukan ke dalam satu format master Exce;.
Selain itu, data yang telah dikumpulkan harus dicopy-paste secara manual ke Excel. Setiap baris data seorang karyawan di sheet absensi harus sesuai dengan yang di sheet gaji. Belum lagi rumus yang dimasukkan bisa berubah-ubah setiap kali ada karyawan baru atau perubahan komponen.
Akibatnya, ini bisa menciptakan blackout, yaitu periode sekitar 3-5 hari sebelum tanggal gajian di mana HR bekerja dalam isolasi penuh untuk mengejar tenggat waktu pembayaran. Dengan begitu, pekerjaan HR tidak boleh diganggu gugat. Karyawan akan kesulitan untuk bertanya sisa cuti, dan manajer tidak bisa meminta data kinerja terbaru.
2. Sistem Aplikasi Gaji Lebih Terintegrasi
Karena memanfaatkan cloud computing, ekosistem aplikasi gaji dapat mengintegrasikan seluruh data karyawan (cuti, absensi, lembur, dll) secara real-time sepanjang bulan. Aplikasi-aplikasi seperti ini biasanya hanya meminta Staf HRD untuk menekan tombol “Generate Payroll”, lalu seluruh data akan terkalkulasi secara otomatis.
Server aplikasi juga dapat memecah tugas perhitungan jadi ribuan proses kecil yang bisa berjalan secara bersamaan. Sistem dapat menghitung PPH 21, BPJS, lembur, dan potongan untuk ribuan karyawan secara bersamaan. Jadi apa yang memakan waktu 5 hari di Excel, nyatanya bisa selesai dalam hitungan jam lewat aplikasi.
Dengan waktu proses yang terpangkas 90%,, fenomena blackout bisa terhindari. Ada waktu sekitar 40-50 jam yang terselamatkan dari staf HRD agar bisa mengerjakan fungsi-fungsi strategis seperti menganalisis produktivitas karyawan, merancang program retensi talent baru, meningkatkan engagement karyawan, dll.
Akurasi dan Kepatuhan Regulasi
Jika efisiensi waktu adalah persoalan biaya operasional, maka akurasi dan kepatuhan regulasi lebih menyangkut pada aspek hukum. Sayangnya, sistem manual sangat mengandalkan kemampuan memori manusia yang terbatas, sementara aplikasi menawarkan kepatuhan dan keakuratan yang tertanam dalam sistem.
1. Sistem Manual Rentan Karena Keterbatasan Manusia
Semahir-mahirnya staf HRD dalam mengerjakan tugas administrasi, ia tetaplah manusia biasa dengan kapasitas memori yang terbatas. Sistem manual menuntut admin HR untuk mengingat banyak sekali variabel untuk setiap karyawan. Bayangkan jika Anda harus mengingat status pernikahan karyawan, tarif iuran BPJS, hingga total lembur karyawan. Pasti akan melelahkan bukan?
Dalam Microsoft Excel, staf HR harus bisa menerjemahkan logika tersebut ke dalam rumus seperti If, Vlookup, atau Index-Match yang rumit. Sayangnya, jika ada rumus yang merujuk ke sel yang salah, maka Anda akan kesulitan menemukan letaknya. Belum lagi ada risiko salah ketik angka pada rumus yang implikasinya bisa fatal.
Sebagai contoh, adanya aturan TER mengharuskan HR untuk melakukan klasifikasi berlapis tiap bulan. Sistem yang manual memiliki risiko kesalahan klasifikasi kategori yang cukup tinggi. Bukan tidak mungkin hal ini akan berujung pada kesalahan pemotongan pajak sepanjang tahun, yang dapat membuat kas perusahaan jadi berantakan di akhir tahun karen kelebihan/kekurangan bayar.
2. Regulasi Terbaru Selalu Update Pada Aplikasi
Vendor aplikasi HR biasanya selalu rutin memperbarui sistem backend mereka setiap kali ada regulasi baru dari pemerintah. Dengan begitu, sistem bisa mendeteksi status PTKP karyawan dan menerapkan tarif TER secara presisi dan otomatis. Staf HRD pun tidak perlu menghafal tabel tarif, karena mereka hanya perlu memastikan status karyawan terupdate.
Perubahan regulasi lain seperti BPJS juga dipantau oleh aplikasi payroll. Pembaruan parameter seperti tarif JKK akan dilakukan secara terpusat oleh pengembang aplikasi. Jadi, pengguna aplikasi tinggal menerima notifikasi pembaruannya.
Distribusi Slip Gaji
Aspek terakhir dalam membandingkan sistem manual dan otomatis adalah distribusi slip gaji. Dampak dari distribusi slip gaji sangatlah besar baik bagi performa karyawan dan biaya operasional. Kekeliruan distribusi gaji bisa membuat performa karyawan menurun karena merasa kurang mendapat apresiasi. Bahkan, tak jarang karyawan mengadukannya ke Dinas Ketenagakerjaan.
1. Sistem Manual Penuh Beban Logistik
Sistem payroll manual sangat bergantung pada dokumen fisik, khususnya penggunaan kertas komputer berlubang 3 rangkap yang dicetak dengan printer dot matrix. Berikut adalah estimasi biaya material dan waktunya.
- Biaya Kertas: Harga satu boks kertas komputer (isi 500-1000 set) berkisar antara Rp250-555 ribu.
- Biaya Printer: Mesin cetak seperti Epson LX-310 membutuhkan pita yang harus diganti berkala karena sering mengalami kemacetan kertas.
- Biaya Tenaga Kerja: Setelah tercetak, slip gaji harus disobek pinggirannya, dipisahkan rangkapnya (satu untuk arsip, satu untuk karyawan), dan dimasukkan ke amplop tertutup. Jika ada 100 karyawan saja, maka proses ini bisa memakan waktu 2-3 jam.
Belum lagi slip gaji berbasis kertas ini rentan hilang. Jika karyawan butuh catatan slip gaji 3 bulan terakhir untuk mengajukan kredit, maka HRD harus mengutak-atik lagi arsip fisik atau file excel lama. Produktivitas tim HRD bisa terganggu oleh hal sepele semacam ini.
2. Aplikasi Dapat Mencetak Slip Elektronik
Jika proses generate gaji selesai di aplikasi, maka sistem akan secara otomatis mengirimkan slip elektronik ke masing-masing karyawan. Selain instan, biayanya tentu lebih murah karena tidak ada pengeluaran untuk kertas, tinta, printer, amplop, dll. Slip elektronik sendiri terlindungi oleh PIN di HP karyawan, sehingga privasinya jauh lebih terjaga.
Selain itu, slip elektronik ini juga sangat meningkatkan transparansi. Karyawan dapat melihat dan mengunduh slip gaji dari bulan apapun dalam format PDF. Jadi, pegawai bisa lebih mandiri karena dapat melihatnya sendiri, sehingga beban administrasi HRD akan berkurang drastis.
Kesimpulan
Demikian ulasan perbandingan antara sistem gaji manual dengan aplikasi canggih. Jadi, sudah jelas bukan bahwa aplikasi gaji jauh lebih unggul dalam berbagai aspek dibanding sistem manual? Jadi tunggu apa lagi? Ayo segera berlangganan aplikasi Payroll yang canggih dan terintegrasi untuk meningkatkan performa di seluruh lini bisnis Anda!