Setiap pemilik bisnis pasti perlu mengetahui cara menghitung gaji karyawan dengan benar. Proses penggajian yang akurat tidak hanya menjaga kepuasan karyawan, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku. Namun, banyak pemilik UMKM yang masih bingung tentang komponen-komponen yang harus masuk dalam perhitungan gaji.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas secara mendalam cara menghitung gaji karyawan dari awal hingga akhir, lengkap dengan contoh perhitungan di Excel yang bisa langsung Anda praktikkan. Selain itu, kami juga menjelaskan cara menghitung potongan pajak dan BPJS agar penggajian di perusahaan Anda sesuai regulasi terbaru.
Komponen-Komponen Gaji Karyawan
Sebelum masuk ke contoh perhitungan, Anda perlu memahami komponen-komponen yang membentuk gaji karyawan. Pada dasarnya, gaji karyawan terdiri dari beberapa elemen yang masing-masing memiliki aturan hitung tersendiri.
Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan komponen utama dari penggajian. Perusahaan menetapkan gaji pokok berdasarkan kesepakatan dalam kontrak kerja atau sesuai UMK (Upah Minimum Kabupaten/Kota) yang berlaku. Selain itu, gaji pokok menjadi dasar perhitungan untuk komponen lain seperti BPJS dan pajak penghasilan.
Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap
Komponen kedua yang perlu Anda masukkan dalam perhitungan adalah tunjangan. Tunjangan tetap meliputi tunjangan makan, transportasi, atau komunikasi yang perusahaan berikan setiap bulan. Sebaliknya, tunjangan tidak tetap mencakup uang lembur, bonus, atau insentif yang jumlahnya berubah-ubah.
Potongan yang Dikenakan pada Karyawan
Setiap karyawan menerima potongan dari gaji mereka. Potongan ini meliputi iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan pajak penghasilan (PPh 21). Lebih dari itu, perusahaan juga bisa memberlakukan potongan lain seperti cicilan atau pinjaman karyawan jika ada perjanjian tertulis.
Penghasilan Bruto vs Penghasilan Bersih
Kemudian, Anda perlu membedakan antara penghasilan bruto dan bersih. Penghasilan bruto adalah total pendapatan sebelum dipotong apa pun, sedangkan penghasilan bersih adalah jumlah yang diterima karyawan setelah seluruh potongan dihitung. Dengan kata lain, penghasilan bersih yang menjadi hak karyawan setiap bulannya.
Cara Menghitung Gaji Karyawan Secara Lengkap
Setelah memahami komponennya, kini saatnya Anda mempelajari langkah-langkah cara menghitung gaji karyawan secara sistematis.
Langkah 1: Hitung Penghasilan Bruto
Pertama-tama, tentukan penghasilan bruto karyawan. Penghasilan bruto mencakup gaji pokok dan seluruh tunjangan tetap. Berikut rumusnya:
Penghasilan Bruto = Gaji Pokok + Tunjangan Tetap
Misalnya, seorang karyawan memiliki gaji pokok sebesar Rp 5.000.000 dan tunjangan transportasi Rp 500.000 per bulan. Maka penghasilan bruto karyawan tersebut adalah Rp 5.500.000.
Langkah 2: Hitung Potongan BPJS Karyawan
Kedua, hitung iuran BPJS yang ditanggung karyawan. Berdasarkan regulasi terbaru, iuran BPJS Kesehatan sebesar 4% dari penghasilan bruto ditanggung karyawan. Selain itu, BPJS Ketenagakerjaan terdiri dari JKK sebesar 0,24% dan JKM sebesar 0,30% yang ditanggung perusahaan. Untuk bagian karyawan, iuran JHT adalah 5,70% dan JP sebesar 2,00% dari penghasilan bruto.
Untuk perhitungan potongan dari gaji karyawan, Anda hanya perlu menghitung BPJS Kesehatan (4%) dan BPJS Ketenagakerjaan JHT (5,70%) serta JP (2,00%).
Contoh perhitungan untuk penghasilan bruto Rp 5.500.000:
Iuran BPJS Kesehatan sebesar Rp 5.500.000 × 4% menghasilkan Rp 220.000. Kemudian, iuran BPJS JHT dari nominal yang sama sebesar 5,70% adalah Rp 313.500. Selain itu, iuran BPJS JP sebesar 2,00% bernilai Rp 110.000. Oleh karena itu, total potongan BPJS yang ditanggung karyawan adalah Rp 643.500.
Langkah 3: Hitung PPh 21 (Pajak Penghasilan)
Ketiga, hitung pajak penghasilan pasal 21 yang harus dipotong dari gaji karyawan. PPh 21 menggunakan sistem terutang, yaitu pajak yang dihitung dari penghasilan neto dikurangi penghasilan tidak kena pajak (PTKP).
Rumus PPh 21:
- Penghasilan Neto = Penghasilan Bruto – Iuran BPJS Karyawan
- Penghasilan Kena Pajak = Penghasilan Neto × 12 bulan – PTKP
- PPh 21 Terutang = hitung berdasarkan tarif pajak bertingkat
Tarif PPh 21 terbaru:
Untuk penghasilan kena pajak sampai dengan Rp 60 juta per tahun, tarifnya 0%. Jika penghasilan kena pajak berada di atas Rp 60 juta hingga Rp 250 juta per tahun, tarif yang berlaku adalah 5%. Kemudian, untuk kisaran Rp 250 juta hingga Rp 500 juta per tahun, tarif pajaknya naik menjadi 10%. Setelah itu, penghasilan kena pajak antara Rp 500 juta hingga Rp 5 miliar per tahun dikenakan tarif 15%. Terakhir, penghasilan kena pajak di atas Rp 5 miliar per tahun dikenakan tarif maksimal sebesar 30%.
Contoh perhitungan untuk karyawan lajang (TK/0):
Dari penghasilan bruto sebesar Rp 5.500.000, Anda terlebih dahulu memotong BPJS sejumlah Rp 643.500 sehingga penghasilan neto menjadi Rp 4.856.500 per bulan. Kalikan dengan 12 untuk mendapatkan penghasilan neto setahun sebesar Rp 58.278.000. Karena PTKP TK/0 tahun 2024 adalah Rp 54.000.000, maka penghasilan kena pajak hanya Rp 4.278.000. Berdasarkan tarif 5%, PPh 21 setahun adalah Rp 213.900 atau sekitar Rp 17.825 per bulan.
Langkah 4: Hitung Gaji Bersih
Terakhir, hitung gaji bersih yang diterima karyawan. Berikut rumusnya:
Gaji Bersih = Penghasilan Bruto – Potongan BPJS – PPh 21
Maka untuk contoh di atas:
- Penghasilan Bruto: Rp 5.500.000
- Potongan BPJS: Rp 643.500
- PPh 21: Rp 17.825
- Gaji Bersih: Rp 5.500.000 – Rp 643.500 – Rp 17.825 = Rp 4.838.675
Contoh Cara Menghitung Gaji di Excel
Ketika Anda memahami rumus-rumus di atas, kini saatnya mempraktikkannya di Excel. Berikut langkah-langkah membuat template penggajian di Excel:
Siapkan Format Tabel Gaji
Buka Excel dan buat tabel dengan kolom-kolom berikut: Nama Karyawan, Gaji Pokok, Tunjangan, Penghasilan Bruto, BPJS Kesehatan, BPJS JHT, BPJS JP, Total Potongan BPJS, PPh 21, dan Gaji Bersih.
Setelah itu, masukkan contoh data karyawan pertama Anda. Misalnya, nama “Andi” dengan gaji pokok Rp 5.000.000 dan tunjangan Rp 500.000.
Masukkan Rumus Otomatis di Excel
Selanjutnya, masukkan rumus Excel agar perhitungan berjalan otomatis. Berikut rumus-rumus yang Anda perlukan:
Untuk menghitung penghasilan bruto di kolom E, gunakan rumus =B2+C2 yang menjumlahkan gaji pokok dan tunjangan. Kemudian, masukkan rumus iuran BPJS Kesehatan di kolom F dengan =E2*4%, iuran JHT di kolom G menggunakan =E2*5,7%, serta iuran JP di kolom H dengan =E2*2%. Selain itu, total potongan BPJS di kolom I dihitung dari =F2+G2+H3.
Setelah itu, hitung penghasilan neto per bulan di kolom selanjutnya dengan rumus =E2-I2. Perolehan setahun bisa Anda dapatkan dengan =(E2-I2)*12. Untuk penghasilan kena pajak dengan PTKP TK/0 sebesar Rp 54.000.000, gunakan rumus =MAX(((E2-I2)*12)-54000000,0). Terakhir, masukkan rumus PPh 21 per tahun dengan tarif bertingkat di kolom berikutnya, lalu bagi hasilnya dengan 12 untuk perolehan per bulan. Rumus gaji bersih di kolom terakhir cukup dengan =E2-I2-L2.
Copy Rumus untuk Seluruh Karyawan
Terakhir, Anda tinggal copy rumus dari baris pertama ke seluruh baris karyawan lainnya. Dengan cara ini, seluruh perhitungan gaji berjalan otomatis hanya dengan mengubah data gaji pokok dan tunjangan masing-masing karyawan.
Perbedaan Cara Menghitung Gaji Tetap dan Tidak Tetap
Selain memahami cara menghitung gaji di atas, Anda juga perlu tahu perbedaan perhitungan untuk karyawan tetap dan tidak tetap (PKWT).
Karyawan Tetap (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu)
Karyawan tetap memiliki hak yang lebih lengkap. Selain gaji pokok, mereka juga menerima THR, cuti tahunan, dan pesangon jika berhenti. Oleh karena itu, perhitungan gaji karyawan tetap harus memperhitungkan komponen-komponen tambahan tersebut.
Karyawan Tidak Tetap (PKWT)
Sebaliknya, karyawan PKWT memiliki perhitungan yang sedikit berbeda. Gaji karyawan PKWT dihitung berdasarkan jumlah hari kerja aktual. Selain itu, karyawan PKWT yang sudah bekerja lebih dari 12 bulan berhak menerima uang kompensasi.
Tips Agar Proses Penggajian Lebih Efisien
Menghitung gaji secara manual di Excel memang bisa dilakukan, tetapi proses ini memiliki beberapa keterbatasan. Berikut tips yang bisa membantu Anda mengoptimalkan proses penggajian:
Gunakan Template yang Konsisten
Pertama-tama, buat template penggajian yang seragam untuk seluruh karyawan. Dengan cara ini, Anda meminimalkan risiko kesalahan input data dan perhitungan menjadi lebih cepat. Selain itu, pastikan Anda selalu mengupdate template sesuai regulasi terbaru.
Periksa Kembali Sebelum Transfer
Kemudian, lakukan pengecekan ulang sebelum melakukan transfer gaji ke rekening karyawan. Pastikan tidak ada kesalahan perhitungan pada komponen BPJS atau PPh 21. Sebagai hasilnya, Anda mengurangi risiko komplain dari karyawan.
Pertimbangkan Penggunaan Software Payroll
Meskipun Excel membantu, cara menghitung gaji secara manual tetap memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai beralih menggunakan software payroll seperti PaYou HR untuk mengotomatiskan seluruh proses penggajian. Dengan software payroll, perhitungan gaji, pajak, dan BPJS berjalan otomatis sehingga Anda tidak perlu lagi menghitung secara manual.
Kesimpulan
Cara menghitung gaji karyawan memang terlihat sederhana, tetapi Anda perlu memperhatikan setiap komponen agar perhitungan akurat dan sesuai regulasi. Dengan memahami gaji pokok, tunjangan, potongan BPJS, dan PPh 21, kini Anda bisa melakukan penggajian dengan lebih percaya diri.
Namun, jika Anda merasa proses penggajian terlalu memakan waktu, pertimbangkan untuk menggunakan software payroll yang mengotomatiskan seluruh perhitungan. Kunjungi halaman produk PaYou HR untuk menemukan solusi penggajian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.