Banyak orang awam yang mengira bahwa penggajian hanya mencakup perhitungan dan distribusi upah pada karyawan secara sederhana. Padahal, pembayaran jasa karyawan juga mencakup perhitungan gaji, pajak, dan iuran. Usut punya usut, ada sistem administrasi yang sifatnya terintegrasi, yaitu Payroll. Sistem ini sendiri biasanya hadir dalam sebuah aplikasi atau software.
Meski demikian, sistem ini masih ada yang bersifat manual dan sering kali terjadi salah hitung. Oleh karena itulah sebaiknya kita menggunakan aplikasi yang lebih canggih dan terotomatisasi untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut.
Pada kesempatan kali ini, kami akan mengulas tuntas komponen dan strategi Payroll agar perhitungan gaji bisa lebih cepat dan tepat. Yuk simak ulasan berikut!
Komponen Utama Payroll
Transformasi sistem penggajian secara digital memang merupakan hal yang penting bagi perusahaan saat ini. Namun, kita harus paham terlebih dahulu komponen penggajian itu sendiri. Komponennya cukup rumit karena setiap aspeknya punya landasan hukum spesifik. Namun tenang saja, karena kami telah merangkumnya secara sederhana sebagai berikut:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah imbalan dasar karyawan menurut jenis pekerjaan, yang besarannya sendiri ditetapkan berdasarkan kesepakatan. Di Indonesia sendiri penentuan gaji pokok diatur lewat regulasi UMP dan UMK.
Hal yang perlu dicatat adalah, UMP/UMK bisa berubah-ubah setiap tahunnya. Setiap daerah pun memiliki upah yang berbeda. Oleh karena itulah kita sangat membutuhkan sistem penggajian administrasi yang canggih dan terintegrasi untuk menyesuaikan dinamika tersebut, khususnya bagi perusahaan besar dengan banyak cabang dan karyawan.
2. Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap
Pembedaan tunjangan tetap dan tidak tetap cukup sering disalahpahami pada sistem yang bersifat manual. Padahal, implikasinya bisa sangat krusial, khususnya dalam perhitungan lembur dan pesangon. Berikut adalah penjelasan detailnya:
- Tunjangan Tetap: Upah yang dibayarkan secara teratur dan tidak terikat dengan kehadiran atau pencapaian KPI tertentu. Contohnya adalah tunjangan istri/anak, tunjangan perumahan, atau tunjangan jabatan.
- Tunjangan Tidak Tetap: Upah yang bervariasi tergantung pada absensi dan kinerja karyawan. Contohnya adalah tunjangan makan atau transportasi yang hanya diberikan jika pekerja hadir. Perlu dicatat bahwa tunjangan tidak tetap tidak boleh dimasukkan ke dalam basis perhitungan lembur, yang sayangnya sistem manual sering gagal memisahkannya.
3. Lemburan (Overtime)
Bagi yang pernah jadi staf HR atau akunting di perusahaan besar pasti sudah tahu kompleksnya skema upah lembur di Indonesia. Rumus dasarnya sendiri menggunakan angka pembagi tetap 173, yang berdasarkan jam kerja rata-rata per bulan. Keterlambatan atau kekeliruan input data lembur dapat menyebabkan pelanggaran norma ketenagakerjaan yang serius. Kira-kira seperti ini skema kasarnya:
- Jam pertama lembur pada hari kerja: 1,5 x (1/173) x upah sebulan.
- Jam kedua dan seterusnya pada hari kerja: 2 x (1/173) x upah sebulan.
- Lembur pada hari libur nasional bisa memiliki tarif 3-4 x lipat tergantung durasi.
4. THR (Tunjangan Hari Raya)
Ya, THR tidak termasuk tunjangan tetap atau tidak tetap, tapi merupakan tunjangan wajib sekali setahun. Meski demikian, THR tetap dihitung berdasarkan komponen gaji pokok dan tunjangan tetap. Biasanya THR diberikan pada karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih dengan besaran 1 bulan upah.
Baca Juga: Sistem Aplikasi Payroll yang Sering Digunakan oleh Kantor
Strategi Agar Proses Payroll Lebih Cepat
Setelah mengetahui apa saja komponen gaji yang cukup rumit, kita tidak boleh putus asa dulu. Nyatanya, ada banyak strategi yang bisa kita lakukan mulai dari adopsi teknologi, hingga pembenahan proses bisnis dan kebijakan internal perusahaan. Berikut penjelasannya:
1. Tetapkan Kebijakan Cut-off yang Disiplin
Cut-off adalah garis batas waktu penarikan data transaksi (lembur, cuti, klaim, absensi, dll) untuk diproses dalam periode penggajian bulan berjalan. Misalnya sebuah kantor menetapkan cut-off pada tanggal 20, sedangkan gajian tanggal 25. Jadi, seluruh data transaksi yang terjadi setelah tanggal 20 akan dimasukkan ke bulan setelahnya karena telah lewat tanggal cut-off.
Jeda waktu 5-6 hari tersebut akan memberikan ruang ekstra bagi staf HRD untuk merekonsiliasi data, verifikasi lembur dengan manajer, dan persetujuan final sebelum transfer gaji.
Sayangnya, tak sedikit perusahaan yang mencoba mengakomodasi semua transaksi hingga tanggal 30/31 untuk dibayarkan pada tanggal 1 di bulan berikutnya. Padahal, itu hanya memberikan tekanan yang tidak realistis bagi tim HRD untuk proses verifikasi.
2. Pusatkan Seluruh Data
Akurasi output selalu bergantung pada kualitas input. Karena itu, pastikan seluruh data karyawan menggunakan format NIK (16 digit) yang valid sebagai pengganti NPWP lama, sesuai dengan integrasi NIK-NPWP. Data yang tidak valid ini dapat menyebabkan kegagalan pelaporan pajak e-Bupot.
Selain itu, jangan lupa lakukan validasi ulang perubahan status karyawan (menikah, punya anak) secara berkala. Banyak karyawan yang tidak melaporkan perubahan status ini, padahal dampaknya bisa menentukan besaran potongan pajak.
3. Sederhanakan Komponen Remunerasi
Mengingat komponen upah yang sudah cukup rumit, maka ada baiknya komponen remunerasi untuk disederhanakan. Alih-alih memberikan 10 jenis tunjangan kecil-kecill seperti pulsa atau bensin, akan lebih untuk mengonsolidasikan semuanya jadi satu “tunjangan kinerja”, atau memasukkannya ke dalam gaji pokok. Tentunya ini bukan berarti mengurangi upah karyawan, tapi hanya menyederhanakan administrasi perhitungan pajak dan BPJS nya.
4. Integrasikan Proses Bisnis
Data perubahan gaji dari tim HRD harus bisa mengalir mulus ke tim finance sebelum cut-off. Sering kali keterlambatan gaji terjadi karena memo kenaikan gaji baru diterima setelah proses hitung selesai, sehingga memaksa tim payroll untuk menghitung ulang atau merapel gaji.
Baca Juga: Software Aplikasi Payroll Optimalkan Pengelolaan Keuangan
Gunakan Aplikasi PaYou HR untuk Perhitungan Gaji yang Akurat!
Guna membangun sistem administrasi gaji yang cepat dan akurat, kami merekomendasikan aplikasi PaYouHR Aplikasi ini hadir bukan hanya sebagai alat hitung, tapi juga solusi kepatuhan dan platform manajemen tenaga kerja yang terpadu. Berikut adalah manfaat yang bisa Anda dapatkan:
1. Otomatisasi Algoritma Perpajakan
Sistem dapat secara otomatis mengidentifikasi PTKP setiap karyawan. Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan Anda untuk membuat komponen perhitungan gaji secara fleksibel, sehingga Anda dapat mengkategorisasikan tarif TER dengan lebih mudah.
Bukan cuma itu, PaYou HR juga mampu menangani skenario yang cukup kompleks seperti menghitung pajak pegawai yang masuk/keluar di tengah tahun, perhitungan rapel, bonus tahunan, dll. Dengan begitu, risiko kesalahan pemilihan tatif bisa diminimalisir secara signifikan.
2. Rekap BPJS
Ketika pemerintah mengubah persentase iuran JKK atau menaikkan batas upah maksimum untuk jaminan pensiun atau BPJS kesehatan, vendor aplikasi SaaS seperti PaYou HR biasanya akan memperbaruinya dalam sistem backend-nya. Jadi, Anda tidak perlu repot-repot menulis ulang rumus excel yang ribet.
3. Efisiensi dan Transparansi
Segera setelah Anda menyelesaikan dan menyetujui skema penggajian pada aplikasi, sistem dapat mengirimkan notifikasi ke ribuan karyawan sekaligus. Para pegawai pun bisa mengunduh slip gaji elektronik langsung di aplikasi pada ponsel mereka.
Dengan begitu, pegawai bisa memiliki akses penuh pada riwayat slip gaji mereka tanpa harus meminta ke divisi HR. Meskipun transparansinya sangat tinggi bagi pegawai, tapi data pekerja yang tersimpan di server pasti lebih aman karena telah diproteksi dengan enkripsi yang canggih.
Kesimpulan
Regulasi dan komponen upah memang kompleks. Namun, kehadiran aplikasi payroll seperti PaYou HR dapat membuat prosesnya jadi jauh lebih mudah. Segala potensi kerugian finansial akibat denda pajak, salah hitung BPJS, hingga kebocoran dana akibat kecurangan tidak akan terjadi lagi. Jadi tunggu apa lagi? Ayo unduh PaYou HR sekarang juga di Google Play Store!