Kalau Anda menerapkan sistem denda pada karyawan, pernahkan Anda menghitungnya secara manual? Begitupun saat membayar upah lemburan, misal ada yang lembur 2 jam di hari libur, apakah Anda tahu pasti totalnya? Jika kita menghitungnya secara manual, kemungkinan besar jumlahnya tidak akan akurat, sehingga jadi kurang adil baik bagi kita atau karyawan. Oleh karena itulah kita membutuhkan software hitung gaji.
Terlebih lagi jika Anda sudah memiliki perusahaan formal yang terdaftar pajak, di mana variabel gaji karyawannya tidak sesederhana gaji pokok saja. Ada banyak komponen upah yang sifatnya dinamis dan bahkan fluktuatif. Kalau karyawan hanya 10 orang mungkin tidak masalah, tapi bagaimana jika ada 200? Biar tidak bingung, kami akan mengulas bagaimana software hitung gaji dapat menyelesaikan masalah ini.
Mengapa Hitung Gaji Manual Rentan Keliru?
Perhitungan gaji manual menggunakan kertas atau file Excel saja ternyata masih rentan akan human error. Studi global menunjukkan bahwa sekitar manual mengandung kesalahan. Jika kita bawa data ini ke konteks perusahaan, angka tersebut dapat menciptakan kerugian yang cukup besar.
Kebocoran anggaran seperti itulah yang sering kali jarang disadari oleh orang yang baru terjun ke dunia bisnis. Masih banyak yang menganggap bahwa perhitungan manual ini lebih murah karena tidak perlu berlangganan aplikasi apapun. Padahal, biaya kebocoran itu secara akumulatif bisa mengakibatkan kerugian yang lebih besar.
Hal ini tidak terlepas dari berbagai faktor, salah satunya adalah keterbatasan kemampuan manusia. Jika staf HRD melakukan tugas repetitif setiap harinya, mereka akan mengalami kelelahan mental, yang ujungnya akan menguras fokus mereka dalam menghitung gaji.
Selain itu, perhitungannya pun juga cukup rumit. Misal karyawan telat di bawah 15 menit tidak mendapatkan denda. Namun jika telat di atas 30 menit, maka potongannya X rupiah. Lalu kalau telat di atas 45 menit, potongannya Y rupiah, dan seterusnya sampai batas maksimum. Terlebih lagi jika yang dihitung adalah upah lembur, yang menurut regulasi memiliki perhitungan yang jauh lebih kompleks
Di Excel, perhitungan ini membutuhkan rumus If bertumpuk yang sangat rumit dan tidak efisien. Kesalahan input angka atau rumus sedikit saja bisa merusak seluruh hasil perhitungannya. Bukan tidak mungkin variabel lain seperti perhitungan PPh 21 dan BPJS juga akan berubah total jika kita salah input angka.
Cara Kerja Software Hitung Gaji
Sudah terbayang bukan betapa rumitnya perhitungan manual yang rentan terhadap kekeliruan? Beruntungnya, masalah-masalah yang ada pada sistem manual bisa teratasi dengan software hitung gaji. Hal tersebut bukanlah tanpa alasan, karena software gaji sendiri memiliki cara kerja seperti berikut:
1. Input dan Integrasi Data
Software gaji atau payroll biasanya juga terintegrasi dengan absensi. Nah, dari situ sistem akan mengambil data master karyawan dari database terpusat yang menyimpan berbagai informasi seperti status pernikahan (untuk PTKP), data tanggungan keluarga (untuk BPJS), NPWP, struktur gaji pokok, dll.
Selain itu, aplikasi hitung gaji juga akan menarik data absensi yang biasanya mencakup jam masuk/keluar, total jam kerja, keterlambatan, cuti/izin, dan lemburan. Integrasi ini memastikan seluruh aspek terhitung dengan adil dan transparan bagi kedua belah pihak.
2. Proses Perhitungan
Semua data dan informasi yang telah terkumpul tadi akan diproses oleh algoritma aplikasi berdasarkan regulasi yang sudah tertanam dalam program. Sistem akan terlebih dahulu memverifikasi data seperti apakah masih ada sisa cuti atau ada klaim lembur yang belum selesai. Barulah setelah itu sistem akan menghitung secara bruto ke neto dengan rincian seperti berikut:
- Menghitung Gaji Bruto: Menjumlahkan gaji pokok + tunjangan tetap + tunjangan tidak tetap + lembur + bonus + reimbursement.
- Menghitung Fasilitas Pajak: Menambahkan komponen JKK, JKM, dan BPJS kesehatan ke dalam penghasilan bruto untuk dasar perhitungan pajak.
- Kalkulasi Pajak dan BPJS: Sistem akan menghitung JHT, JP, dan BPJS, yang jadi pengurangan gaji. Lalu, sistem juga akan menentukan tarif TER dan mengalikannya dengan penghasilan bruto untuk mendapatkan nilai PPh 21.
- Menghitung Gaji Netto (Take Home Pay): Gaji bruto dikurangi total potongan (pajak + BPJS + potongan lain/denda).
Secara sekilas, mungkin terlihat agak rumit. Namun, semua perhitungan itu berjalan di balik layar aplikasi, karena algoritma yang menjalankannya. Jadi, kita hanya melakukan klik, lalu semua hasil perhitungannya akan tersaji secara otomatis dalam hitungan detik.
3. Validasi dan Pelaporan
Setelah semua proses kalkulasi selesai, tim HRD dan finance dapat melihat ringkasan total payroll. Jika ada anomali, seperti kenaikan gaji netto yang drastis, sistem bisa mendeteksinya untuk koreksi lebih lanjut. Lalu,sistem akan mengirimkan draf pengajian ke manajer HRD untuk persetujuan. Tanpa persetujuan ini, proses pembayaran tak bisa terlaksana.
Jika manajer HRD sudah memvalidasi semuanya, sistem aplikasi akan mengirim transfer ke setiap rekening karyawan secara serentak. Di saat itu pula karyawan akan menerima pembayaran beserta slip gaji elektronik yang siap untuk mereka unduh dan lihat kapan saja.
Baca Juga: Aplikasi HR Terbaik : Mempercepat Proses Rekrutmen
Pentingnya Software Hitung Gaji untuk Kepatuhan Regulasi
Pada perusahaan formal dengan ratusan karyawan, kesalahan penggajian tidak hanya berimplikasi pada aspek perdata, tapi bahkan juga pidana. Karena itulah transformasi digital jadi sangat penting di sini untuk meminimalisir risiko hukum seperti berikut:
1. Sanksi Pidana dan Denda Administrasi
UU Cipta Kerja mempertegas sanksi bagi pengusaha yang lalai dalam mengupah karyawan. Dalam pasal 187 UU Ketenagakerjaan menyatakan bahwa pengusaha yang tidak membayar upah lembur sesuai ketentuan akan terkena sanksi pidana minimal 1 bulan dan maksimal setahun, dan/atau denda yang berkisar antara Rp10 ribu sampai Rp100 juta.
Bukan hanya itu, keterlambatan pembayaran upah juga bisa berisiko kena denda. Berdasarkan PP No.36 Tahun 2021, keterlambatan pembayaran gaji bisa kena denda sebesar 5% untuk setiap hari keterlambatan mulai hari keempat, yang persentasenya dinamis karena menyesuaikan dengan durasi keterlambatan.
Sistem manual sendiri memiliki risiko yang sangat besar, khususnya dalam keterlambatan pembayaran gaji. Apa lagi jika terjadi kesalahan rekap data absensi di akhir bulan. Di sinilah fungsi dari software perhitungan gaji, yaitu mempercepat siklus payroll, sehingga gaji bisa terdistribusi tepat waktu. Dalam jangka panjang, perusahaan akan terhindar dari denda administratif yang tidak perlu.
2. Audit Trail Berkepanjangan
Di dunia industri, kasus perselisihan yang berkaitan dengan penggajian sering kali bermuara pada data yang kurang transparan. Semisal ada perselisihan mengenai kekurangan bayar upah lembur hingga ratusan juta, bukan tidak mungkin Disnaker akan melakukan audit berkepanjangan, yang dalam jangka panjang bisa merusak reputasi perusahaan.
Dari situ, bisa kita simpulkan bahwa perselisihan seperti itu disebabkan karena sistem manual, yang mana berbagai formulirnya masih berbasis kertas dan mudah hilang atau rusak. Sebaliknya, software digital dapat melakukan audit mandiri secara real-time. Pemilik usaha bisa mendapatkan kontrol dan transparansi penuh atas seluruh rekam jejak lembur, cuti, izin sakit, dll.
Kesimpulan
Software hitung gaji ternyata bukan hanya membantu menghitung upah dan potongan dengan lebih cepat. Lebih dari itu, software gaji juga akan meminimalisir risiko legal karena sistem mampu menyimpan seluruh data secara akurat dan cepat.